忘年会や飲み会などの幹事は、思っているよりもやることが多いものです。とくに、初めて任された方や慣れていない方にとっては、景品の準備だけでも大変に感じるでしょう。なかには急に幹事を任されてしまい、「当日まで時間がない！」という方もいるかもしれません。本記事では、景品をお急ぎで用意したい幹事さんに向けて、当日までにやることや効率よく準備するポイントをご紹介します。幹事を任されたのは良いものの、時間がなくて焦っている方は、ぜひ参考にしてくださいね！

目次

幹事が当日までにやることは？効率よく準備するポイントも紹介

まずは、幹事が当日までにやることを知っておきましょう。「何をすれば良いのかわからない」という状態では、どのように準備すれば良いのかわからず、余計に時間がかかってしまいます。ここでは飲み会を例に、幹事が当日までにやるべきことを紹介します。

①日程を調整する

最初に、いつ飲み会を開催するのかを決めます。参加者が多いほど日程調整は難しくなるので、できるだけ早めに候補日を提示して出欠確認しておきましょう。1人ずつに日程確認のメールを送るのは手間がかかってしまいますよね…。そんなときは、日程調整ツールを使って効率よくスケジュール調整をおこないましょう！日程調整ツールは、イベント日を作成して参加者にURLを共有するだけで出欠確認ができる便利なツールです。無料で利用できるものもあるので、ぜひ活用してみてください。

②予算を決める

飲食代や景品代を含めた予算を考えます。社内での飲み会の場合は、会社負担だったり一部補助が出たりすることもあるので確認が必要です。もし会費制にするのであれば、全員一律の金額にするのか、役職によって金額を変えるのかなども考えておきましょう。なお、参加費は「事前徴収」もしくは「当日徴収」のどちらかになります。当日バタバタすると金額を間違えてしまう可能性もあるので、事前にPayPayなどのキャッシュレス決済で徴収しておくのも良いですね。

③会場を決める・予約する

飲み会の会場は、当日盛り上がるかどうかを左右する要素の1つです。立地条件や参加者の年齢層、予算などにあわせて、最適な会場を選びましょう。もし事前に下見に行けるのであれば、実際に料理を食べに行って雰囲気を確認するのもアリです。最近では、ネットでメニューやお店の様子をみて予約することが多いと思いますが、直接行かなければ店員さんの対応やお店の雰囲気はわかりません。

「行ってみると意外と道がわかりづらかった」ということもあるかもしれませんので、できれば足を運んでおきたいですね。忘年会や新年会など、飲み会シーズンに予約するのであれば、できるだけ早めに予約しておきましょう！人気のお店はすぐに予約が埋まってしまう可能性があるので注意が必要です。

④参加者に案内メールを送る

飲み会の日程が近づいてきたら、最終の案内メールを参加者に送りましょう。もしこの段階でキャンセルが出れば早めにお店の方に連絡できますし、逆に「今からのキャンセルは、キャンセル料がかかります」ということも伝えられます。案内メールには、以下の内容を記載しておきます。

・日程
・開始時間
・会場の場所（HPがあればアドレスも）
・費用
・幹事の名前と連絡先
・キャンセル料が発生する旨

なお、事前に費用を集める場合は、回収の期日も明記しておきましょう。案内メールは、他の人のアドレスが隠せる「BCC」を活用して一斉送信すると手間が省けて効率がよくなります。その際、「一斉配信のためBCCで失礼します」と書いておくと親切な印象になりますよ。

⑤二次会の会場候補も考えておく

飲み会が盛り上がれば、そのまま二次会に行くことになるかもしれません。二次会を想定していない場合、その場でお店を探すのは大変です。事前に行けそうなお店をいくつか考えておき、電話番号や場所をメモしておきましょう。当日になって二次会を開催することが決まっても、あらかじめ準備しておけば慌てずに対応できるようになりますよ！

⑥余興やゲームの景品を用意する

飲み会で余興やゲームをするなら、景品の用意は欠かせませんよね。豪華な景品があれば参加者のモチベーションが高まり、飲み会をさらに盛り上げてくれるでしょう！参加者の人数にあわせて、景品の数や1人あたりの金額などをしっかり考えておきます。飲み会当日までに景品を買いに行く時間がない方は、以下で紹介する方法を参考にしてみてくださいね。

景品をお急ぎで準備したい幹事さん必見！景品パークのメリット！

ここからは、景品をお急ぎで準備できる『景品パーク』のサービスをご紹介します！飲み会の盛り上げ役として欠かせない景品は、参加者に喜ばれるものをチョイスしたいですよね。とはいえ、時間がなければ適当に選んでしまい、不評を買ってしまうかもしれません…。景品選びのセンスは幹事の腕の見せ所でもあるので、景品パークを利用して皆から一目置かれる幹事を目指しましょう！

①あす着なら最短で明日お届け！

「あす着」は、対応エリアであれば13時までのご注文確定で翌日お届けする、とってもスピーディなサービスです。「直前まで景品を用意する時間がなかった」「明日景品が必要！」「すぐに景品を送ってほしい」とお困りの幹事さんも安心してご注文ください。なお、あす着には以下のような注意点があります。注文前にしっかり確認しておきましょう。

・エリアによって指定可能な時間帯がございます
・天候不良や交通渋滞など、やむを得ない配送遅延の可能性があります
・一部地域は対象外となります
・土日祝日、年末年始はおやすみとなります
・ご入金時間にご注意ください

②景品コンシェルジュが景品選びをサポート

景品パークでは、景品コンシェルジュが無料で景品リストを作成するサービスをおこなっています。景品コンシェルジュへのご依頼はとっても簡単！WebまたはFAXでご依頼フォームに希望の内容を入力・送信していただければ、飲み会の人数やご予算、ご希望の内容に沿って景品リストをご提案いたします。提案内容で問題なければ、そのままご注文のお手続きに進みます。
もちろん変更も可能ですので、よりご満足いただけること間違いなし！景品コンシェルジュはご予算10万円以上より承っておりますので、ぜひご活用ください。

③まとめ買い景品セットで楽チン！

忙しい幹事さんの代わりに、景品パーク厳選の「楽々まとめ買い景品セット」をご用意しました。景品点数や値段、目玉景品からお選びいただけるので、希望に合わせて注文できるのも魅力です。景品パークは景品のプロなので、ハズレを引く心配は不要！美味しいお肉や鉄板グルメ、旅行券、生活雑貨など、各カテゴリーから喜んでいただけるものをセットにしています。
さらに、セット価格でお得になるのも嬉しいポイントです♪種類も内容も豊富にご用意しているので、金額や内容にぴったりな景品セットをぜひ見つけてくださいね！

景品をお急ぎで用意するなら景品パークにおまかせください！

「幹事を任されたら、当日までの準備が大切！」とはいえ、仕事や家庭のことで時間がないのは仕方ありませんよね。景品をお急ぎで用意したいなら、ぜひ景品パークにおまかせください！今回ご紹介したサービスをご利用いただければ、急いで用意したとは思えないほど良い景品が揃えられます。時間がなくてお困りの幹事さんは、ぜひチェックしてみてくださいね！

楽々まとめ買い景品セット

忙しい幹事さんも、イベント当日まで時間がない幹事さんも、楽々まとめ買い景品セットなら大丈夫！！景品選びのブロ『景品コンシェルジュ』が、目玉景品や残念賞景品までをご用意したセットです♪人数や内容に合わせていくつか景品セットのご用意があるので、急いで景品を用意したい幹事さんは要チェックですよ！！

幹事さんお役立ち情報

幹事さんの味方！景品パークでは、幹事さんが得するお役立ち情報をお届けしています。「盛り上がるゲームは？」「幹事としてどんなことを準備すればいいの？」「幹事として注意することは？」など、幹事さんのお困りごとも解決できるような情報もたくさん♪初心者幹事さんも、マンネリに悩むベテラン幹事さんも要チェックです！！