忘年会の会場選びのポイントと事前準備や注意点も紹介
忘年会の幹事になると、さまざまな役割を任されます。その中でも特に重要なのが、会場選びです。しかし幹事役に慣れていない方の中には、「どのようなお店を選べば良いのかわからない」「選んだお店で失敗したらどうしよう…」という方もいるのではないでしょうか？この記事では、忘年会の会場選びで悩んでいる幹事さんに向けて、会場選びのポイントや準備、注意点をご紹介します。
目次
忘年会の会場を選ぶ前に決めること＆準備すること
まずは、忘年会の会場を選ぶ前に決めておくべきことからご紹介します。年末の忙しい時期に出来るだけ手間をかけないためにも、以下の内容を事前に準備しておきましょう。
①日時を決める
まずは「いつやるのか」を決めておきましょう。できるだけ多くの人に参加してもらうためにも、早めにスケジュールを押さえておくのがポイント！直前になってから日程を決めていては、他の予定で来られない人が増えたり、良い会場を押さえられなかったりします。日時を決めるときは、3日ほど候補日をあげて、参加可能な人数がもっとも多い日を選ぶと良いでしょう。
②エリアを絞る
忘年会の会場は、参加者の行きやすいエリアに設定するのが理想です。会社の忘年会であれば会社の近く、サークルならいつも集まっている場所の近く、友人同士ならお互いの家の近くなどがおすすめ！また、参加者が帰りやすいように主要駅近くや、その沿線の飲食店を探すなどの配慮があるとより良いでしょう。「予約がいっぱいで取れない」という場合はもう少しエリアを広げてみるなど、臨機応変に考えてみてくださいね。
③参加人数の把握
会場によっては人数が不確定の場合、予約できない可能性があります。できるだけ具体的な人数を把握してから予約しましょう。とくに人気店の場合は、忘年会シーズンになると予約で埋まることも珍しくありません。条件に合う会場をおさえるためにも、できるだけ早めに出欠の確認をとり、参加人数を把握しておくことが大切です。
④ゲームや余興をどうするか
忘年会でゲームや余興をするかどうかも決めておきましょう。静かなお店でゲームをして盛り上がると他のお客さんの迷惑になる可能性も…。ゲームをするなら、ある程度ワイワイできるお店を選ぶのがベストです。
⑤一人あたりの予算を確認
会場探しの前に一人あたりの予算を確認しておくことで、お店を決めやすくなります。会社の忘年会であれば、会社が負担してくれるケースもあるでしょう。会費制にする場合、一般的な予算相場は4,000円〜5,000円程度となっています。会場費や飲食代はもちろん、ゲームをする場合は景品代も含めて予算を考えましょう。予算オーバーして幹事が自腹を切ることのないように、余裕を持って設定することが重要です！
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忘年会の会場選びの5つのポイント！
ここまでの内容が決まったら、具体的に会場を選んでいきましょう！ここでは、会場を選ぶ際のポイントを5つ紹介します。
①忘年会の目的に合ったお店を選ぶ
一口に「忘年会」と言っても、社内でおこなうものや友達同士でおこなうものなど、色々ありますよね。とくに社内の忘年会では、コミュニケーション向上や1年の頑張りを労うなどの目的をもっておこなうこともあります。友達同士であれば、気軽に行けるお店で問題ありませんが、社内忘年会の場合は少し落ち着いた雰囲気のお店を選ぶなど、『忘年会の目的』に合わせてお店を選びましょう。
②負担を最小限にするなら社内で行うのも一つ！
忘年会の予算を抑えたいなら、社内の会議室や社員食堂、休憩スペースなどを使うのもアリです。社内施設なら会場費がかかりませんし、費用負担を軽減できます。さらに、会場への場所移動をしなくて良いというメリットも◎プロジェクターやホワイトボードなど、社内にある機材を使えば余興やゲームの幅も広がります！
③お店の場合は個室がある・貸切ができる場所を選ぶ
人数が多い忘年会なら、「個室や貸切ができるお店かどうか」も会場選びのポイントとなります。個室や貸切なら他のお客さんを気にする必要がありませんし、社内の話も堂々とできます。また、余興やゲームの進行もスムーズになるので、盛り上がりやすくなるでしょう！
④料理やお酒の種類も確認する
忘年会では、予算に合わせたコース料理を頼むことも多いですよね。ただ、料理がイマイチだったり、お酒の種類が少なかったりすると心から楽しめないですよね…。皆がお腹いっぱいになって楽しくお酒が飲めるように、事前に料理やお酒の種類を確認しておきましょう！参加者の好き嫌いや、お酒が飲めるかどうかを参考にすると、お店が選びやすくなりますよ◎
⑤実際に下見をして雰囲気など確認する
最近では、ネットで会場を予約する人も多いと思います。多くの飲食店予約サイトでは、店内や料理などのイメージ画像が掲載されているため、「なんとなく」の雰囲気は把握できるでしょう。とはいえ、実際に行ってみると思ったよりも狭かったり、イメージと違っていたりすることもあります。事前に足を運び、下見しておくと安心して当日を迎えられます！
忘年会の会場選び｜注意すべき4つのこと
複数人が集まる忘年会では、さまざまな点に気をつける必要があります。ここでは、忘年会の会場選びの際に注意すべきことを4つご紹介します。
①食べ物の好き嫌いやアレルギーの確認を忘れない！
参加者の中には、食べ物の好き嫌いやアレルギーがある人もいるかもしれません。
事前にアンケートを取っておくと同時に、お店側にも料理が変更可能か、「◯◯抜き」のような対応ができるか確認しておきましょう。
②コロナ感染予防対策を実施しているか確認する！
コロナ禍での忘年会会場には、感染予防対策を実施しているお店を選ぶことも大切です。感染予防対策をしていないお店での飲食は、参加者に不安を与えかねません。感染予防対策を実施しているお店は、食品への衛生管理や清掃・消毒などがしっかりと行われています。予約時に『感染防止認証店』の記載があるかどうかや、店舗にステッカーが貼られているかを確認しておきましょう！
③参加人数が未確定でも予約可能なお店を選ぶ！
参加者の中には直前まで予定がわからない人や、当日に体調不良で欠席になる人もいるかもしれません。そのため、参加人数が未確定でも予約できるお店を選んでおくと安心です。とくに二次会や三次会はその場で参加の有無を決めることも多く、事前に人数を確定するのは難しいもの。もし未確定のまま予約できない場合は、違うお店を探すか参加者に再確認してみましょう。
④キャンセル料金も確認しておく！
お店によってはキャンセル料金が発生することもあるので、予約時に確認しておきましょう。キャンセル料は開催の有無だけでなく、人数変更によってかかることもあります。予約を入れたお店では当日までに人数分の料理を用意するため、直前キャンセルによって食材が廃棄になる可能性も…。「◯日前までならキャンセル無料」など、対応はお店によって異なるため、事前の確認を忘れないようにしてくださいね！
忘年会景品は幹事の味方『景品パーク』におまかせください！
忘年会の会場選びは大変ですが、当日の盛り上がりに直結するため、よりベストなお店を探しましょう！「料理がイマイチだった」「周りが騒がしくて楽しめなかった」など参加者からマイナスな意見が出ないように、下見しておくとより良いです。『景品パーク』では、忙しい幹事さんのためにさまざまなサービスをご用意しています。
景品イメージがパネルになった「パネもく！」や、予算から選べる「お急ぎ景品セット」など！また、景品を選ぶ自信がない方のために、専任スタッフが景品リストを作るコンシェルジュサービスもご利用いただけます。忘年会の会場選びと並行して、『景品パーク』で景品の準備も進めましょう！
おもしろ景品・変わった景品特集
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