忘年会幹事さん、予算持ち出しはNG！景品選びの専門店

忘年会幹事さん、予算持ち出しはNG！

忘年会の幹事さんとして一番に求められるのは、なんといってもみんなからお預かりした大切な会費をしっかり予算内に収める「お金」のマネジメント能力ではないでしょうか。今回は上手な予算管理の仕方についてご案内します。

忘年会の予算感はどのくらい？

大切な一年の締めくくりとなる「忘年会」といっても、そのシーンはさまざま。学生同士の友だち同士や親類縁者、ご近所、町内会、趣味のサークルなどのプライベートな忘年会から、会社の部署や会社全体のビジネス忘年会まで、年末のたった１ヵ月間くらいのあいだにいろいろな忘年会がギュッと凝縮しています。人によっては週２・３回も出席するというツワモノも珍しくはありません。冬のボーナスシーズンとはいえ、回数が重なれば出費もイタイところなので、自然と会費を預かる幹事さんへのチェックも厳しくなります。一般的に忘年会の会費は友だち関係などのプライベートではリーズナブルになりますが、会社関係だとそれよりも価格帯は上がるようです。幹事さんを任された時にはまず、どんな関係性の人たちが集まる忘年会なのかをよく考えてから、無理のない予算設定を心掛けましょう。

　【忘年会の一般的な予算感】※あくまでも目安の一例です

◎友だち・親類同士：２～３千円代程度

◎会社の同じ部署　：３～４千円代程度

◎会社全体　　　　：４～５千円代程度

予算設定は腹７分目が目安？

「予算死守！」という少し悲壮感のあるテーマのもとで、幹事さんが目安にしたい予算のラインは徴収額の７割程度です。残りのお金はできるだけ予備費にまわしましょう。天候や健康上の理由によるドタキャンをはじめ、「行けたらいくね」という人の驚くほどの出席率の低さ、参加者が勝手にする激しい追加オーダー攻撃により、あっという間に予算オーバーしていることも多く、そんなときは幹事さんのサイフからの持ち出しになるケースが実はけっこう多いのです。せっかくがんばって企画したのにこれでは幹事さんも浮かばれませんよね。さらにビンゴゲームや表彰でみんなに喜んでもらえる景品も用意するなら、なおさら予算にしっかりと余裕を持って７割程度に設定したいところ。最初に予算をアナウンスした時に「安いね！」と言われる目の前の嬉しさよりも、当日バタバタする追加徴収なども発生せず、参加した誰もが気持ちよく帰れる忘年会を演出する方が、実は忘年会幹事さんとしては、大成功なのです。

それでも、予算が足りない場合は？

「少し予算オーバーしたけれど、そこは予算を管理しきれなかった幹事である私の責任。クレジットカードのポイントも付いたし、まっ、いいかな」なんて考える幹事さんも多いかもしれませんが、そこはちょっと考えどころ。幹事さんは誰もが年末の忙しいなかに時間を割いて、当日はだいたいロクに飲み食いもできずに奉仕することになります。だからこそ幹事さんは事前に予算オーバーにならないように、しっかりリスクヘッジをしておくべき。もし予算が足りない場合には、事前に男性社員から多く徴収したり、役職が上がるごとに徴収額を増やしたり、管理職や経営者からご厚意を頂く、などをする工夫が必要。念のため当日、相談できる上長も確保しておくべきです。幹事さんの持ち出しのない、健康的な忘年会の予算をしましょう！

　【もし予算が足りない場合は？】