イベント幹事のやることリスト【事前準備編】景品選びの専門店

イベント幹事のやることリスト【事前準備編】

歓送迎会や社内レクなど、イベントを開催するにあたりまとめ役となる幹事さん。上司に頼まれたり立候補したり、幹事になる経緯は人それぞれです。特に、初めての幹事や頼まれて幹事になった方は、何から始めたらいいのか分からず不安があるのではないでしょうか。そこで本記事では、イベント幹事のやることリスト【事前準備編】を紹介します。イベントを成功させるために知っておくべきポイントもまとめました。幹事としてイベントを成功させたい方は、ぜひ参考にしてくださいね！

イベント幹事が事前にやることリスト

ここでは、イベント開催に向けて幹事が事前にやるべきことを紹介します。これから準備を開始する幹事さんは、それぞれの項目に記載されているポイントを参考にしてくださいね！

①イベントの目的を決める

イベントを開催する目的を明確にすると、テーマや企画内容が決めやすくなります。目的の例としては、「交流を深める」「モチベーションを上げる」などがあります。また、毎年行われるイベントでありがちな失敗は、企画がマンネリ化する点です。その都度、イベントの目的を変更することで、企画内容も変わり参加者の満足度も高まります。

②日程調整をする

目的が決まったら、イベントの開催日程を調整します。まずは、主役やあいさつをお願いする人の予定を優先的に確認します。いくつか候補日が決まったら、参加者に出席できるか回答してもらい、人数が最も多い日に決定しましょう。もちろん、幹事である自分が参加できる日程であることも重要です。企業のイベントの場合は、繁忙期は避けた方がいいでしょう。

③予算を決める

イベントの予算を決める際は、どのような費用が必要かあらかじめ確認しなければなりません。会場費・食事代・景品代など、イベント内容によって必要な費用は異なるため、一覧にして確認しましょう。予算を参加費で集める場合は、適切な価格に設定しなければ参加者から不満が出る可能性があります。参加費が高いと出席率は下がり、安いとクオリティが低くなってしまうため、規模や参加人数に合わせて適切な価格を設定しましょう。

④会場を探す

歓送迎会なら居酒屋やレストラン、社内表彰式ならホテルや会議室など企画に適した会場を探します。会場探しのポイントは、以下の4点です。

・アクセスが良い
・収容人数が適している
・備品や機材などプランが合っている
・予算内である

いつくか候補を出して、実際に下見して最適な場所を決めるのもおすすめです。

⑤会場を下見・予約する

会場の候補が決定したら、実際に下見をしましょう。ホームページの写真と実際の会場がイメージと違ったり、広さが十分か確認したりするためです。企画内容で使いたい設備や演出があれば、会場スタッフにできるか確認することも大切です。また、下見をすると、当日のイメージがしやすくなるメリットもあります。人気の会場や繁忙期は予約が早く埋まってしまうため、開催の1か月前には予約できると安心です。

⑥参加費の集め方を決める

参加費は、当日か事前に集めるかの2パターンです。それぞれの集め方のメリット・デメリットは以下の通りです。

||当日徴収
・メリット…その場で参加者全員からの徴収ができる
・デメリット…当日の受付や会計に時間がかかる

||事前徴収
・メリット…当日の受付がスムーズになる
・デメリット…徴収に時間がかかり、管理の手間が増える

メリット・デメリットを理解したうえで、参加費の集め方を決定しましょう。

⑦あいさつを依頼する

あいさつをしてもらう人には当日急にお願いするのではなく、事前に依頼しておきましょう。依頼する際は、あいさつの持ち時間の目安を伝えて、プログラムに支障が出ないようにします。一般的に開会・閉会のあいさつを幹事か司会が行い、初めのあいさつは最も立場の高い人、締めのあいさつは2番目に立場の高い人が行います。

⑧プログラムを作成する

イベントの目的を達成するためのプログラムを作成します。幹事が複数いる場合は、全員でアイデアを出せるだけ出して、目的に合ったものを選定していくとスムーズです。また、プログラムと合わせてイベント開始から終了までのタイムスケジュールや、「5Ｗ1Ｈ」の情報を盛り込んだ詳細を決めておくと当日焦らずに進行できます。

⑨参加者に案内を送る

イベントの詳細が決定したら、参加者に案内メールを送ります。案内メールに記載する内容は、以下の項目です。

・開催日時
・会場
・会場までの地図やアクセス
・参加費と徴収方法
・出欠の確認方法と期日
・幹事の連絡先

案内は、開催日ギリギリではなく余裕を持って連絡しましょう。

イベント成功のために幹事が知っておくべきポイント

イベントを成功させるためには、いくつかのポイントをおさえて準備する必要があります。ぜひ、参考にしてくださいね！

便利なツールやアプリを上手く活用する

幹事はイベント開催のために、やるべきことが山ほどあります。時短や正確性を高めるためにも、便利なツールやアプリを上手に活用しましょう。例えば、日程調整ツールを活用すれば、日程の決定や出欠確認が簡単に行えます。その他にも、タスク管理ツールは幹事同士でやるべきことの管理・共有が可能です。イベントの規模が大きければ大きいほど、便利なツールやアプリは賢く活用しましょう。

役割分担を明確にする

誰かに負担が偏らないように、幹事の中で役割分担を明確にしておくことも重要です。具体的には、運営リーダー・会場係・備品準備係・広報係・会計係などがあります。ポイントは、お互いの進捗状況などは共有してミスやトラブルを防ぐことです。幹事の人数は、20.30人程度のイベント規模なら2.3人、100人規模なら10人ほど必要です。

トラブルを想定して対応を考えておく

トラブルが起きないことが理想ですが、起きてしまった場合を想定し対応を考えるのも幹事の大切な仕事です。例えば、あいさつを頼んだ人がお願いしていた分数を超えて話してしまった際に、どこで短縮するかをあらかじめ決めておくと安心です。その他にも、お酒が出るイベントなら参加者が飲み過ぎてしまったときの対応や、備品は多めに準備するなど、あらゆるトラブルを想定して対応を考えておきましょう。

プロフェッショナルに頼る

幹事だけで作り上げたイベントも手作り感があって素敵ですが、場合によってはプロフェッショナルに頼るのもひとつの方法です。特に大規模なイベントでは、イベントプランナーに企画を考えてもらったり、ケータリングを用意したりするのもいいでしょう。また、参加者を盛り上げたい場合は、マジシャンや大道芸人などパフォーマーを招待するのもおすすめです。

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