入社式の流れや目的を紹介！人事担当者が準備することも紹介
入社式とは、企業が新入社員を迎え入れるための式典です。今まで学生だった新入社員にとっても、学生気分から気持ちを切り替え、社会人としての自覚を持つための場です。大切な新入社員を迎え入れるためにも、準備は入念に行いたいですよね。そこで本記事では、入社式の目的と流れ、人事担当者が準備することを詳しく紹介していきます。これから入社式の準備に取り掛かる企業や人事担当者様は、ぜひ参考にしてくださいね！
目次
入社式とは？内定式との違いや開催目的は？
冒頭にも触れましたが、入社式とは、企業が新入社員を迎え入れるための式典のことです。日本では、新卒社員が入社する4月に開催されます。入社式を開催する大きな目的は、新入社員に社会人・企業の一員として自覚を持ってもらうためです。そのほか、既存社員が新入社員との交流を深めたり、同期同士が横のつながりを持ったりと、さまざまな目的があります。
似たような式典に内定式がありますが、内定式は企業が学生に正式な内定通知を渡すための式典です。一般的に、多くの企業は内定式を10月1日に行います。これは、経団連が正式な内定日を「卒業・修了年度の10月1日以降」と定めているためです。
入社式の一般的な流れは？
ここでは、入社式の一般的な流れについて紹介します。基本的な流れとして、ぜひ参考にしてくださいね。
（1）代表挨拶
企業の代表から、新入社員に向けて歓迎の言葉や経営方針、入社後に期待することなどを話します。基本的には社長からの挨拶ですが、社長の前に役員から挨拶の時間を設ける場合もあります。新入社員にとっても、企業の代表から話を聞ける貴重な時間です。当日スムーズに進行するためには、挨拶をする人へ事前に時間の目安を伝え、余裕を持たせたタイムスケジュールを計画することが重要です。
（2）入社証授与
入社証を企業の代表から新入社員に手渡します。入社証とは、企業側から新入社員に採用や配属先の決定を通知する公式文書です。一般的には、しっかりとした賞状用紙を用いて作られます。
（3）新入社員挨拶
新入社員から、自己紹介や入社するにあたり決意表明をしてもらいます。前もって挨拶してもらうことを伝えておくと、事前に話す内容を決められるため、新入社員が安心して参加できるでしょう。新入社員からの挨拶は、入社当時を思い出したり、決意表明を聞いてフレッシュな気持ちを取り戻したりと先輩社員にとっても良いきっかけになります。なお、新入社員の人数が多ければ、代表者1名にお願いしましょう。
（4）記念撮影
新入社員全員での記念撮影や、社長や役員を交えて記念撮影を行います。当日慌てないように、どの順番で撮影するのか、誰まで撮影に参加するのかなどをしっかり決めておきましょう。また、人数によっては全員が写るように椅子の準備も必要です。椅子は何脚必要か、誰がどこに座るかなど前もって決めておくと当日バタバタせずに対応できます。
（5）オリエンテーション
オリエンテーションとは、もともと「ものごとの進路・方針を定めること」を意味します。入社式でのオリエンテーションでは、入社手続きや配属先、今後の研修予定などの説明をするのが一般的です。分かりやすく説明するために、配布する資料を用意するといいでしょう。
（6）懇親会
懇親会は、新入社員同士または先輩社員との親睦を深めるために行います。入社式自体は緊張感のある雰囲気で行われますが、懇親会は和やかに楽しく過ごせるといいですね。場所は、ケータリングを手配して入社式を行った会場でそのままやる場合と、レストランやホテルに移動して行う場合があります。
おいしい食事を囲めば、自然と会話が生まれ交流が深められるでしょう。また、懇親会を取り入れることで新入社員も「楽しい入社式だった」「先輩が優しくて安心した」など、これからの社会人生活を楽しみに思うことができます。交流を深められるゲームを用意するのも一つですね！
入社式に向けて人事担当者が準備すること
ここでは、入社式に向けて人事担当者が準備することを紹介します。入社式直前に準備を始めると不足が生じる可能性があるため、早めに準備をスタートさせましょう。
ゴールや目的を明確にする
入社式を行う際は、「入社式終了後に新入社員がどのような感情を抱いていれば成功か」というゴールを決めます。ゴールを達成するためには、会社の一員である自覚を持ってもらう、先輩社員が歓迎している気持ちを伝える、安心して入社してもらう、など入社式開催の目的を明確にしておくことが重要です。
日程調整と会場を手配する
入社式は一般的に4月1日に開催されますが、4月1日が休日や祝日であれば4月最初の平日に行います。当日出席する社員には、スケジュールを空けておくようにお願いをしましょう。また、ホテルや外部の会議室で入社式を行う場合は、スケジュールに余裕を持って会場の手配をします。
多くの企業が同じ日に入社式を行うため、人気のエリアや会場は早くに予約が埋まってしまう可能性もあるためです。なお、会場の広さや設備などは実際に行ってみないと分からないこともあるため、下見をすると安心して会場を選べます。
プログラムを作成する
上記で解説した一般的な入社式の流れに沿ってプログラムを作成してもいいですし、会社オリジナルのプログラムを加えてみてもいいでしょう。プログラムを作成する際は、一つひとつにかかる時間や担当者、用意するものを整理します。社員だけで対応するのが難しければ、運営スタッフや技術スタッフを外注するのも一つの手です。プログラムが完成したら、運営メンバーに共有しリハーサルを行います。
新入社員に案内状を作成する
日程や開催場所が決定したら、案内状を作成して新入社員に送付します。案内状には、日時や場所、当日のスケジュールや服装などを記載しましょう。
備品を準備する
受付で使うテーブルやペン、ごみ袋など当日必要な備品は一覧にまとめておくと、慌てずに準備ができて安心です。当日トラブルがあった際に対応できるように、細かい備品は多めに準備しておきましょう。また、多くの人が集まる入社式は感染症対策も必要なため、手指消毒用のアルコールスプレーを受付や会場入り口と各所に設置します。リハーサルを行った際に足りない備品があれば、入社式に間に合うように準備します。
入社式の流れを理解して計画的に準備を進めよう！
入社式の基本の流れや、人事担当者が準備することについて紹介しました。入社式は、企業が新入社員を迎え入れ、新入社員に社会人としての自覚を持ってもらうために行います。入社式の準備を行う際は、会場の予約や出席社員のスケジュールを押さえるなど計画的に進めましょう！また、プログラムの中の懇親会では、親睦を深めるためにゲームや景品を用意すると盛り上がります。
かしこまった雰囲気から少しくだけた雰囲気に変化させることで、新入社員の自然な表情が見えたり、会話がはずんだりするでしょう。景品を用意する際は、ぜひ景品パークをご活用ください！景品パークでは、入社式が盛り上がる高級食品や電化製品、新入社員全員に渡せるようなプチギフトまで、種類を豊富にご用意しています。新入社員が喜ぶ景品を用意して、心に残る入社式を開催しましょう！
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