イベントの準備スタッフや幹事さんを任されたら、スムーズに進行するために用意しておきたいのが「運営マニュアル」です。単独で任された場合でなければ、複数人の関係者とイベントを作り上げていくことになります。しかし、関係者それぞれが勝手に動いてしまっては、思うように準備が進まなかったり、トラブルに繋がったりと、不測の事態を招いてしまうかもしれません。

そこで知っておきたいのが、運営マニュアル作成時のポイントです。本記事では、イベント運営をスムーズにするマニュアル作りについて、記載すべき内容や注意点などを詳しく解説します。これから運営マニュアルを作る方は、ぜひ参考にしてください♪

目次

イベントの運営マニュアルはなぜ必要なの？

そもそも、なぜイベントの運営マニュアルは必要なのでしょうか。イベントスタッフや幹事さんの中には、運営マニュアルの必要性を感じていない方もいるかもしれません。しかし、運営マニュアルを作成することによりさまざまなメリットが生まれ、準備から当日の進行まで円滑に進められるようになります。まずは、イベントの運営マニュアルの必要性についてみていきましょう。

イベントをスムーズに進めるため

イベントの運営マニュアルを作成することによって、「どのスタッフが」「いつまでに」「どのようなことをするのか」などが明確になり、全員で共有できるようになります。そのため、最初に立てた計画通りに進んでいるかや、スタッフが違うことをしていないかなどの確認もしやすく、イベントを成功に導きやすくなるのです。

トラブルや緊急時にも素早く対処するため

イベントの運営マニュアルに、「来場者の誘導」や「警備の配置」、「事故への対応」、「災害時の対応」などの内容を記載しておくことで、トラブルや緊急時の素早い対処が可能になります。もし運営マニュアルを作らずトラブルへの対処を事前に決めておかなければ、万が一、事故が発生したときにパニックになりかねません。当日、発生しそうなトラブルを事前にイメージして対処方法を全員に共有しておくことで、より安全なイベント運営が可能になります。

次回以降のイベントにも活かすため

運営マニュアルを作っておくことで、「よかった点」「悪かった点」など、今回学んだことなどを次回以降のイベントに活かせるようになります。スタッフの役割分担や配置、当日の動きなど、企画段階と現実では異なる部分があるかもしれません。イベント運営は実際にやってみないと分からないことばかりのため、一度開催したイベントの運営マニュアルを保管しておくと、次はそのマニュアルをもとに動くことができます。

イベント運営マニュアルには何を記載すればいい？

では、イベント運営マニュアルには、具体的にどのような内容を記載しておくとよいのでしょうか。必要な項目はイベントによって変わりますが、全員で共有すべき内容は必ず入れておきましょう。ここでは、イベント運営マニュアルに記載されることの多い内容をいくつか紹介します。

イベントの基本情報

イベントの基本情報は、必須で入れておきたい項目の1つです。具体的には次のような項目があります。

・イベントの名前（テーマ）
・開催日
・開催場所（アクセス）
・イベントの対象者
・イベントの目的

会場の情報は全員で共有しておくべき内容のため、開催場所やアクセスと同じようにフロア図なども記載しておくと、全体像が把握しやすくなります。

組織図

組織図は、「誰が」「何を担当するのか」を記載したものです。どのスタッフが何を担当しているのかを全員で把握しておくことで、各自の連絡がスムーズになります。名前、担当場所、当日の連絡先などを記載しておきましょう。会場でトランシーバーを使うのであれば、トランシーバー番号を記載しておくのもよいでしょう。

当日のタイムスケジュール

イベント当日の流れを全員が確認できるように、タイムスケジュールを記載しておきましょう。とくに、重要なポジションにいるスタッフが当日のタイムスケジュールを把握できていないと、混乱を招いてしまう可能性もあります。イベント開始・終了の時間はもちろん、何時にどのブースで何が実施されているかなども詳しく記載しましょう。

スタッフの配置図

スタッフの配置図を記載しておくと、どのスタッフがどこにいるのかが明確になります。配置図がなければ、話したい人が見つからなかったり、トラブルに対応できる人を見つけられなくなったりするかもしれません。また、配置図の作成段階で、スタッフの配置にかたよりがあることに気づいたり、より良い配置方法が見つかったりするなど、ポジショニングの見直しにもつながります。

緊急時の対応

人が集まるイベントは、オンラインかオフライン（リアル）かに関わらずトラブルが起きやすくなるものです。そのため、緊急時にどのような流れで対処するのかを、運営マニュアルに記載しておきましょう。体調不良や怪我などの個人単位での対処から、火災や地震などの自然災害、参加者からのクレームなど、さまざまなトラブルにスムーズに対応できるよう、できるだけ詳しく書いておくと安心です。

イベント運営マニュアルを作る際の注意点は？

イベント運営マニュアルを作成する際は、次の3つのポイントに注意しましょう。

・誰でも理解できる内容にする
・打ち合わせをしながらブラッシュアップしていく
・トラブルが起きることを想定して作る

イベント運営マニュアルは、関係者全員で共有・理解しておくことが重要です。そのため、一部の人しか理解できないような内容はNGです。スタッフの誰が見ても理解できるように作成しましょう。また、1回目に作った運営マニュアルが完璧とは限りません。

何度も打ち合わせを重ねて内容をブラッシュアップし、内容の抜けやモレをなくしておくとより良いです。イベントでは「トラブルは起きるもの」と想定して、イメージを膨らませることが大切です。スタッフ同士で考えられるトラブルをすべて洗い出し、緊急時に素早く動けるような内容にしておきましょう。

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