【幹事さん必見】同窓会の段取りやポイントを紹介！景品選びの専門店

【幹事さん必見】同窓会の段取りやポイントを紹介！

同窓会を盛り上げて成功させるのは、幹事さんの準備にかかっていると言っても過言ではありません。準備が不十分だと、せっかく同級生がたくさん集まってもグダグダになってしまい不完全燃焼で終わってしまう可能性も…。この記事では、同窓会の幹事さんとして、基本的に押さえておきたい段取りや準備のポイントについてご紹介します。「引き受けたからには成功させたい」「幹事をすることになったけど、どうすればいいんだろう…」と悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

事前準備は3～4か月前に開始しよう！

同窓会の準備は想像以上に時間がかかります。飲み会のように、参加者を集めて場所を決めれば良いわけではありません。何年ぶりかに同級生が集まるせっかくの機会を全員で楽しめるよう、しっかり準備していきましょう。まずは同窓会の3～4か月前に決めておくべき準備をご紹介します。

幹事メンバーを集めて始動！

同窓会の幹事を一人で全て行うのは難しいため、必ずメンバーを集めて幹事チームを作りましょう。

・参加者を集めて管理しつつ当日の受付もする人
・会場へ下見に行きつつ場所や食事を準備する人
・予算や会費を管理する人
・当日の司会やカメラマンをする人

などなど、事前に役割分担を決めておいた方が、その後の準備や当日の進行もスムーズになります。

また、幹事メンバーを集めるポイントは、仲良しだけでなくさまざまなクラスや部活、性別の友人を集めること。たとえば当時の生徒会長や各部活のキャプテン、学級委員や各クラスのムードメーカーに声をかけて幹事メンバーに誘うのがおすすめです。

会のコンセプトや開催日を決める

幹事メンバーが決まったら、集まって同窓会のコンセプトや名前を決めましょう。「卒業10周年記念」などのタイトルがあった方が誘う方も誘われる方にとっても分かりやすくスムーズです。また、日程についても要注意！日柄が良い日で同窓会を開催しようとすると、結婚式とブッキングしてしまい参加できない同窓生が出てくる可能性もあります。そのため、大安や友引などの日程は避けつつ、県外の人が比較的帰省しやすいゴールデンウィークやお盆、年末年始など見計らうのがおすすめです。

開催日が決まったら出欠確認をする

会場を決めるためにも、出欠確認は早めにしましょう。誘い忘れがないよう手元に卒業アルバムを準備しておくのがポイント。家庭の都合などを調整したい参加者もいますので、3～4か月前には連絡するのがベストです。近くにならないと予定が分からない人もいると思いますが、一旦3か月前にはおおよその参加者を確定させておきましょう！もちろん仮で参加予定の人も人数に含めて、会場選びや準備を進めていくのが◎場合によっては、お世話になった先生にも声をかけてみるのも一つですね。

当日に向けた準備を２週間前には整えよう！

出欠の確認を終えて、おおよその人数が分かったら、当日に向けて準備を進めていきましょう。基本的には、食事や予算、会場や当日のゲームなどを決めていく必要があります。また、準備ができたと思っていても、直前に参加人数が増えることや、予期せぬハプニングが起こることもあります。そのため直前にバタついて準備漏れがないよう、全ての準備を2週間前には完了させておくのがオススメです。余裕を持って準備を完了させておけば、仮に何か起きたときでも慌てずに対応できます。

当日の食事スタイルを決める

参加者が多い場合は、料理や飲み物の注文だけで時間がかかってしまうので、ホテルやレストランでビュッフェ形式がおすすめですよ！さらにビュッフェ形式の場合は、急な参加者の増減にも柔軟に対応できるメリットもあります。一方で参加者が少ない場合は、お店だけ予約して料理は都度注文にするものよいかもしれません。料理を選んで注文する際に、近くの人と一緒に注文することで自然とコミュニケーションが生まれます。なお、ドリンクは予算に目途を付けるためにも、人数に関係なく飲み放題にしておくのがよいでしょう。

収支を計算して予算や会費を決める

前提として、幹事が赤字にならない会費を念頭において計算するのが基本です。当日のドタキャンをも想定して会費は少し高くしておきましょう。とはいえ、参加者の気持ちも忘れてはいけません。久々の同窓会とはいえ、会費が2万円も3万円もするとなると、参加しない人が続出する恐れも…。目安としては10,000円以内にするよう心がけるといいですね！

会場を予約する

会場は参加する人数によって検討するのが無難です。人数が少なめなら地元のお店でも良いですし、人数が多い場合はターミナル駅付近でレストランやホテルを借りてもよいでしょう。また、最終的に2週間前には会場を確定しておくのがベストですが、その前に複数の場所を仮で予約しておくのも一つ。せっかくベストな場所を見つけても、予約が埋まってしまっていては残念ですよね…。出欠確認が終わったら気になる会場は押さえておくのがよいでしょう。

なお、雰囲気やサービス面などは実際に会場へ行かないと分からないことも…。そのため、複数の会場を仮予約したら下見しておくのがポイントです。同時に、各会場のキャンセル料がかからないタイミングはいつまでかを確認しておくのも忘れずに。さらに、出欠確認が終わった後で直前に10～20％くらい参加者が増減することも視野に入れておきましょう。2～3か月前に候補先を仮予約しておき、最終的には予算や当日の進行を踏まえて会場を確定するのがスムーズですよ。

二次会の場所やコンテンツを準備する

同窓会はあっという間に時間が過ぎてしまうので、「やっと会が盛り上がってきた」というタイミングでお開きの時間を迎えてしまうことも…。そんな場面で、スムーズに二次会会場へ案内するのが幹事さんの仕事です！同窓会は思い出話に花を咲かせて存分に楽しんでもらいつつ、新たな思い出を作るべく二次会も準備しておきましょう！また、二次会は会場を用意するだけでなく、みんなで楽しめるゲームを準備しておくのがおすすめです。

大人数でも一緒に楽しめることが重要なので、凝ったゲームは必要ありません。誰でも知っているビンゴや、当時を振り返れるようなクイズなどがおすすめです。さらに、ゲームの盛り上がりに不可欠な景品の用意も忘れずに！参加者への配慮として、持ち帰りやすい景品を中心に選びつつ、会場中の視線が釘付けになるような景品でその場を盛り上げましょう！1,000以上の景品を取り揃えている景品パークなら、あなたが幹事する同窓会にピッタリな景品が見つかりますよ♪

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準備万端で楽しい同窓会にしよう！

同窓会は10年ぶりや20年ぶりに集まるので、基本的に人が集まるだけで盛り上がります！その盛り上がりをさらに加速させ、懐かしさがよりいっそう増すようなコンテンツを準備するのが幹事の腕の見せ所です。BGMに在学中のヒットソングや合唱コンクールで歌った曲などを流すのもおすすめです。同窓会を成功させるためにも、幹事さんは余裕を持って準備することを心がけましょう。そして、会場選びやゲーム、景品の準備にも力を入れて、参加者にたくさんの思い出を持ち帰ってもらいましょう！

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