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同窓会幹事を任されたら何をする？失敗しないためのポイントも！
「同窓会」は、学校の卒業生同士が集まるイベントです。懐かしいメンバーが集まることで、当時を思い出したり、友達の近況を知ったりすることができる貴重な機会になりますよね。しかし、初めて同窓会の幹事を任された人や同窓会を開催したいと思っている人は「何をしたらいいの？」「失敗したらどうしよう…」と不安を抱えるかもしれません。
この記事では、同窓会の幹事を任された時にやるべきことと、失敗しないために押さえておくポイントをご紹介します！同窓会を成功させたい人はぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
同窓会幹事を任されたらやるべきこと
同窓会の幹事を初めて任された人は、何から準備をしたらよいか分からない人も多いでしょう。ここでは、日時や会場の決め方など、具体的にやるべきことを5つの項目に分けてご紹介します。
①開催日時を決める
同窓会を行うことになったら、まず開催日時を決めましょう。同窓会の準備には、3ヵ月～4ヵ月ほど必要になります。遅くとも、開催日時は4ヶ月前には決められるとよいですね。もしも、担任の先生など必ず参加して欲しい人がいる場合は、前もってスケジュールを確認してもらいましょう。
開催日時で人気の曜日は、週末の金曜や土曜で、日曜日に開催する場合は、次の日が仕事の人に配慮をしてお昼に開催すると喜ばれます。また、地方で開催する場合は、ゴールデンウイーク・お盆・年末年始などの「長期休暇」に開催することをおすすめします。長期休暇は、帰省する人が増えるため参加率のアップが期待できますよ！
日にちを決める時は、大安など日柄のよい日は避けるとよいでしょう。なぜなら、結婚式の日と被る可能性が上がり、参加できない人がいたり、会場の予約が取りにくかったりするからです。
②会場の手配
同窓会は4ヵ月前までには、会場を手配できるようにリサーチをしておきましょう。会場の候補は、レストランやホテル、レンタルスペースなどがあります。また、懐かしい気持ちになれる母校の体育館やホールも人気です！母校で同窓会を行う場合は、会場費がかからないためコストを抑えられるメリットもあります。立食形式か着席形式にするかどうかは、年齢に合わせて決められるとよいですね。
もしも、レストランやホテルなどで行う場合は、「同窓会のため直前まで人数が分からない」「騒がしくなる可能性がある」などの内容を伝えておくことをおすすめします。あわせて、キャンセル料が発生する時期や人数確定の時期も確認しましょう。
会場選びは、参加者が住んでいる地域や規模によって適切な場所が変わります。また、実際の広さや雰囲気を知るためにも、候補に挙がった会場の下見ができるとよいですね。必要な場合は、二次会のお店も予約しておきましょう！
③必要経費や会費を決める
会場が決まった後は、何にどのくらいの経費がかかるのか把握して「会費」を決めましょう。会費に含まれるものは、会場費・飲食代・会場備品代・案内状の発送費・プレゼント代・名札費などがあります。一般的には、会費の相場は5,000～10,000円前後といわれています。会場の規模にもよりますのが、ぜひ参考にしてみてくださいね。当日は、急なドタキャンで人数が減ることもあり得るため、赤字にならないように会費は少し高めに設定しておくと安心です。
④案内を出し出欠確認をする
3ヵ月から2ヵ月前までには、案内状を出して出席確認をしましょう。一般的な案内状は、往復ハガキが使用されますが、最近はSNSを使う人も増えています。案内状の内容には、下記の項目を入れると必要は情報を伝えることができますよ。
・母校名や卒業年
・あいさつ
・開催日時
・会場名や簡単な地図
・会費
・出欠確認のお願いと締め切り期限
・問い合わせ先
参加者の人数が分かった時点で、会場に人数を伝えて料理の手配をお願いしましょう。あわせて、名札や当日必要な物も用意します。
⑤出し物や贈り物を決める
同窓会をより素敵な日にするためには、出し物や贈り物を用意するとよいでしょう。出し物は、下記のような懐かしい気持ちになれるものがおすすめです。
・学生時代の写真を使ったスライドショー上映
・タイムカプセルの披露
・思い出の曲を流す
・卒業文集の音読
同窓会に担任の先生を招く場合は、感謝を伝えられるような贈り物が喜ばれます。たとえば、寄せ書き・写真を飾ったフォトフレーム・似顔絵の入ったガラスプレートやマグカップなどの「形に残る贈り物」がおすすめです。先生にとっても成長を感じられる機会になり、特別な思い出ができるでしょう！
同窓会幹事を失敗しないために押さえておきたい4つのポイント！
せっかく開催する同窓会は、参加してくれる人の全員が楽しめる日にしたいですよね。ここでは、同窓会の幹事を失敗しないために押さえておきたいポイントを4つご紹介します。
①幹事はできるだけ多い方がベスト
同窓会はできるだけ多くの幹事と一緒に行うことをおすすめします。なぜなら、同窓会はやることや段取りが多く、一人では負担が大きくなってしまうからです。幹事の人数の目安は、一つのクラスに2名ほど！クラスの他にも、代表の幹事を１~２名設定することで無理なく進められますよ。
幹事は、クラス・部活・性別などバラバラで幅広いメンバーの構成にするとよいでしょう。色々なタイプの幹事がいることで、「○○さんが幹事なら行こうかな」と安心して参加できる人が増えるかもしれません。誰を幹事に誘ったらよいか迷った時は、元生徒会長・元部長・交友関係が広い人・当時のマドンナがよいでしょう。幹事が決まったら、飲み会を開き団結力を高めておきましょう！
②日程調整や連絡は便利なツールを使うと便利！
同窓会は、多くの人の出欠を管理するため大変に感じますよね。そこで、日程調整や連絡は便利なツールを使うとよいでしょう。日程調整では、「調整さん」や「LINEスケジュール」などイベントの出欠管理ツールが活躍します。また、「Facebook」のイベントページで、同窓会の情報を簡単に複数の人へ発信することも可能です。
もしも、ハガキで案内状を作る場合は、案内状作成が簡単にできるテンプレートサイトもたくさんありますよ。同窓会は準備することが多いので、便利なツールを上手く活用して幹事さんの負担を少しでも減らしましょう。
③服装は指定すると親切！
服装はあらかじめ指定すると、参加者が安心して参加できますよ。参加者の中には、「何を着ていけばよいか分からない…」と悩む人も多いはず。同窓会の服装にルールや決まりはありませんが、会場の雰囲気に合う服装を伝えられるとよいでしょう。
たとえば、ホテルや高級なレストランの場合はドレッシーな服装！居酒屋や母校で開催される場合は、カジュアルな服装が適しています。少し遊び心をくわえて「〇色を取り入れた服装」「△△をイメージした服装」などと指定しても盛り上がるでしょう。
④盛り上がるゲームや景品を用意するのがおすすめ
同窓会を盛り上げるためには、ゲームや景品の用意をするとよいでしょう。仲が良かった友達とは、話をするだけで盛り上がるかもしれませんが、中には緊張したり人見知りしたりする人がいる可能性も…。そこで、場の空気を和ませるようなゲームは効果的です。
ゲームは誰もが知っている「ビンゴ」や、当時の思い出が蘇る「思い出クイズ大会」などがおすすめです。グループ対抗やクラス対抗のゲームも盛り上がるでしょう。当日の流れがスムーズになるように、司会は必要不可欠。同窓会の流れを決めて、リハーサルしておきましょう！
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同窓会は普段合わない人を集めて行うため、開催場所や日時、流れなど気を配ることが多いでしょう。幹事さんは一人で抱え込まず、少人数の同窓会であってもチームを組むことをおすすめします。また、便利なツールを上手く活用して、日程調整や連絡の負担を減らすのもポイント。同窓会は準備や用意は大変かもしれませんが、当日は沢山の人の喜ぶ顔が見られるはずです！思い出話に花が咲く楽しい同窓会になりますように、ぜひ記事を参考にしてみてください。
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