いよいよ忘年会当日！忘年会が成功するかどうかは、幹事にかかっているといっても過言ではありません。失敗しないように、しっかりと準備を進めておきたいですよね！とはいえ、当日の幹事は具体的に何をすべきかわからない人もいるのではないでしょうか？本記事では、忘年会当日の幹事の役割や、トラブルを防ぐためのポイントをご紹介します。幹事が初めての方や自信がない方は、ぜひ参考にしてくださいね！

目次

忘年会当日の流れと幹事がやることとは？

早速、忘年会当日の流れに沿った幹事の仕事についてご紹介していきます。忘年会をスムーズに進行するためにも、事前に段取りを考えておきましょう！

①会場準備・受付

忘年会当日の幹事は開始時間よりも早く会場に到着して、準備を始めなければなりません。あまり早すぎても会場側の迷惑になってしまう可能性があるので、受付の20〜30分くらいを目安に会場入りすると良いでしょう！会場に到着したら座席の確認や余興の準備などをおこないます。受付の開始時間になったら、参加者の出欠の確認や席案内、会費の徴収をしましょう。

②開会宣言・開会のあいさつ

忘年会開始の時間になったら、幹事は忘年会開催の宣言をします。通常、開会のあいさつは参加者の中で『もっとも役職の高い人』がおこないます。幹事は簡単な自己紹介や忘年会参加へのお礼、忘年会の目的などを述べましょう！以下で、幹事が司会進行を兼任する場合のあいさつの例文をご紹介します。

「本日はお忙しいなか、お集まりいただきありがとうございます。これより株式会社△△（××部）の忘年会を始めさせていただきます。本日、司会進行を務めます〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします！」幹事のあいさつが終わったら、そのまま開会のあいさつへ移ります。

③司会進行

幹事が司会進行もする場合は、あらかじめ考えておいたスケジュールに沿って忘年会を進めていきましょう！だたし、料理の進み具合や盛り上がり具合で、予定より遅れてしまうこともあるでしょう。忘年会でもっとも大切なのは、参加者全員が楽しむことです。多少思うように進まなかったとしても、随時コミュニケーションを取りながら臨機応変に対応していきましょう！

④会場全体への気配り

幹事の気配りは、参加者の満足度につながります。「料理や飲み物が行き渡っているか？」や「食べ終わった食器が溜まっていないか？」など、全体を常に確認しておく必要があります。また、体調不良の人や居心地の悪そうな人が入れば、声を掛けることも幹事の役割です。万が一、対応に困ったときはお店の人や上司に相談しつつ、トラブルが起きないように対処しましょう！

⑤余興やゲームを盛り上げる

余興やゲームを盛り上げるのも、幹事の大切な役割の1つです。掛け声や拍手などで盛り上がる雰囲気づくりを心がけましょう！お酒も入り、良い感じにリラックスした状態でおこなう余興やゲームは、忘年会のもっとも盛り上がるタイミングです。豪華景品や面白い景品を用意しておけば、表彰の際に大盛り上がりすること間違いなしです！

⑥会場への支払い

忘年会が終わりに近づいてきたら、タイミングを見計らって支払いを済ませておきましょう。その際、会計報告で必要な領収書の受け取りを忘れないように注意してくださいね！ラストオーダーを聞きにくる場合はオーダーを済ませた後、聞きにこない場合は終了の15分〜30分前に支払いを終えておくと、この後の流れがスムーズになります。

⑦閉会のあいさつ

忘年会終了の時間になったら、閉会のあいさつで締めくくります。もし上司に締めのあいさつをお願いしている場合は、終了時間の5分〜10分前に一言声をかけておきましょう！なお、幹事がおこなう閉会のあいさつには、忘年会に参加してくれたお礼と二次会の案内（開催する場合のみ）を盛り込みます。閉会のあいさつの例文は以下のとおりです。

「皆さま、そろそろお開きの時間となりました。本日はお忙しいなかご参加いただき、ありがとうございました！お忘れ物などございませんように、今一度ご確認をお願いいたします。なお、この後△△にて二次会をおこないます。幹事の〇〇がご案内いたしますので、参加される方は会場の外でお待ちください。」

⑧帰宅者のサポート

忘年会が終了したら、そのまま帰る人と二次会に参加する人に分かれます。二次会の参加者にはお店の前で待機してもらい、帰宅者のサポートをおこないましょう。必要に応じてタクシーの手配や最寄り駅の案内、もし飲みすぎて帰れない人がいればホテル探しなど。当日混乱しないように、事前に会場周辺の駅やホテルをチェックしておくと良いですね。

⑨忘れ物のチェック

会場から参加者が出た後、忘れ物がないかをチェックしておきましょう。普段はしっかりしている人でも、酔っぱらうとスマホやハンカチなどの荷物を置き忘れてしまうこともあります。テーブルの上や下、椅子、通路などに落し物をしていないかをチェックし、荷物がないことを確認したら最後にお店を出ます。

忘年会当日のトラブルを防止するためにやること！

忘年会当日は、思わぬトラブルが発生することも珍しくありません。予想していないことが起こると、テンパってしまいますよね。ここでは、忘年会当日のトラブルを防止するために気をつけたいことを5つご紹介します。

①そもそもお店が予約できていない

もっとも最悪なのが、当日になってお店の予約が取れていないトラブルです。忘年会は年末におこなうことが多く、仕事やプライベートが忙しい時期でもあります。目星をつけたお店は早めに予約しておき、可能であれば一週間前にお店へ予約確認しておくと安心です。

②集金額が足りない

お金にまつわるトラブルは、信用問題にも発展するため注意しておきたいポイントです。幹事の計算ミスの場合、自分で負担しなければならない可能性も…。また、当日受付で会費を集金する場合は、「当日来られなくなった人の分」が受け取れません。その場合は幹事が立て替えて後日請求するか、参加者で割り勘にするかを事前に決めておきましょう。

③盛り上がりに欠ける

残念なことに、社内で開催する忘年会では盛り上がりに欠けることもあります。頑張って準備をしたのに忘年会が盛り上がらないのは、とても残念ですよね…。そこで、「盛り上げ役」となる人を探して声をかけておいたり、参加者も楽しめる余興やゲーム企画を考えて景品を用意したりと、事前に『盛り上がる土台づくり』をしておきましょう！

④喫煙者と禁煙者の間でのトラブル

参加者の中に喫煙者がいる場合、お店が分煙・禁煙のどちらに対応しているのかを確認しておきましょう。分煙のお店であれば、喫煙者と非喫煙者をそれぞれ別室に配置します。座席の指定を間違えたり、タバコが嫌いな人のところへ煙が流れたりしてしまうと、トラブルに発展しかねません。また、禁煙のお店であれば、屋外に喫煙スペースがあるかもチェックしておきましょう。

⑤ドタキャン対策

止むを得ない理由でのドタキャンは、幹事の力ではどうにもできないこともあります。ただ、なかには過去にもドタキャンしたことがある人や、「面倒くさい」などの理由で当日ドタキャンしてくる人も…。ドタキャン対策としては、キャンセル料金の周知や、案内メールに「キャンセルでも会費は支払ってもらう」旨を記載しておくことです。また、開催日より前に集金しておくと、当日お金が足りない！と焦る心配がありません。

忘年会を成功させるなら事前準備と景品選びが重要！

忘年会の成功は、幹事の頑張りにかかっている部分があるのも事実です。事前に考えたスケジュールの通りに進行できるように、準備をしっかりしておきましょう！忘年会で余興やゲームをするなら景品ギフトを用意して、さらに盛り上げてみてはいかがでしょうか？ 『景品パーク』では、忘年会で大活躍する景品ギフトを扱っています。グルメや家電、カタログギフトや日用品など、予算や用途に合わせて豊富なラインナップからお選びいただけるので、きっとご満足いただけるはずです！忘年会を成功させたい幹事さんは、ぜひチェックしてみてくださいね。

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