新年会や忘年会、新入社員歓迎会、送別会、懇親会、社員旅行、創立記念式典・・・と、 年間を通して何かと多いのが社内イベント。 プライベートの宴会ではないので、幹事としての役割も大切な仕事のひとつ。 ここでは押さえておきたい社内行事の幹事さんの心得をご紹介します。

みんなで作る会社行事

会社行事とひと言でいっても、全社をあげた大規模なイベントから一部署で行う少人数の懇親会、 新しい商品やサービスのPRを兼ねた対外的な発表会、BBQなど仕事を離れてみんなで楽しむ親睦会など、 さまざまなシーンがあります。幹事さんを任された時は自分なりのプログラムを考えるよりもまず、 過去の傾向を調べてみることがイベント成功への近道。例えば、新年会や忘年会、新入社員歓迎会、 社員旅行などのような恒例行事なら、過去の式次第の資料を調べてみたり、 前年度の幹事さんからアドバイスをもらうと良いでしょう。 もし初めて開催するイベントの場合は自分一人でプログラムを決めるのではなく、 上司や幹事チームのスタッフと話し合って決めていくことが大切。 格調高いオフィシャルな雰囲気のイベントにするのか、アットホームな空気のイベントにするのか、 といった基本的な方向性から、上司や幹事チームを良い意味で巻き込みながらプログラムを組んでいきましょう。

会社行事を成功させる5つの心得

会社行事を任された幹事さんが押さえておきたい、イベントを成功さるための5つの心得をご紹介します。

＜一、ひとりで決定しない＞

会社行事での独断はNG行為。 社会人として自主的に進めながらも企画段階から 「こういうカタチで進めようと思います」などと上司に相談することで、 方向性の違いや、もしもの時の責任問題など、あらゆるリスクを未然に防ぎます。

＜二、敬語の使い方にご用心＞

社内の人間だけが集まるイベントなのか、 ゲストを招くのかで上長に対する敬語の使い方は変わります。 例えばゲストがいる場合は社長のあいさつの後、 身内である社長に対して「ありがとうございました」というお礼の言葉は述べません。 また、社長の言葉をゲストに伝える場合、「〇〇と社長がおっしゃっています」という尊敬語ではなく、 「〇〇と社長の■■が申しております」といった謙譲語の表現になります。

＜三、序列を軽視しない＞

社内行事は会社という社会的な場のイベントだけあって、実は序列がとても大切。 あいさつをしてもらう人の順番、表彰の時に名前を読み上げる順番、 来賓の祝辞の順番、電報の順番など、あらゆる序列に気を配りましょう。 例えば、あいさつの順番は初めのあいさつが社長などの一番偉い方、 乾杯の音頭は三番目に偉い方、締めのあいさつは二番目に偉い方、という順序が一般的です。

＜四、名前、肩書きを間違えない＞

幹事さんが司会者としてスピーチする人物を紹介する場合、 氏名を読み間違えないように事前にしっかりと確認を取り、 難しい読み方の場合は事前に台本にフリガナをふっておきましょう。 取引先の大切な人物の名前や肩書きの言い間違えが今後のビジネスに影響することもあるので要注意です。

＜五、伝統や慣習を守る＞

会社には必ずそれまで培ってきた伝統や文化があるものです。 たとえ「キミにすべて任せた」と上長から幹事さん役を拝命したとしても、 それを尊重した方が参加者の安心感もあり進行もスムーズです。 どうしても大幅にプログラムを変える必要がある場合は自分一人では決めずに、上司などに相談してから慎重に決めましょう。