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同窓会の会場選びで失敗しないための6つのポイント！
同窓会は、学生時代の友人たちと久しぶりに再会して、楽しい時間を過ごせる貴重な機会です。同窓会が成功するかは幹事の腕にかかっていますが、準備の中でも大切な仕事が会場選びです。同窓会の会場は、参加者の満足度を大きく左右します。そこで本記事では、同窓会の会場選びで失敗しないための6つのポイントを紹介します。会場を選ぶ際、事前に決めておくこともまとめているため、同窓会の幹事さんはぜひ参考にしてくださいね！
目次
同窓会の会場選びで事前に決めること
同窓会は、それぞれの学校で規模や参加者層、プログラムの内容も異なるため会場を選ぶ際は「条件」を決めることが大切です。ここでは、同窓会の会場選びで幹事が事前に決めることを5つ紹介します。
参加人数を明確にする
同窓会の会場選びをするためには、参加人数を明確にすることが大切です。人数に対して狭すぎると参加者は圧迫感を感じ、反対に広すぎると少し寂しい印象になってしまいます。大人数になるほど参加人数の予測は難しくなりますが、正式な案内状で出欠を確認する前にLINEやメールでおおよその人数を把握しましょう。また、当日ドタキャンや飛び入り参加が発生することも考えて、突然の人数変更に対応してくれる会場かどうかも確認が必要です。
予算を明確にする
同窓会は、一般的に会費制で行われます。会場を決めるためには、会費で徴収できる金額で会場代や料理・飲み物代、景品代など全てにかかる費用をまかなえるかが重要です。一般的な同窓会の会費は、会場によって異なります。
・居酒屋やカフェ…約5,000円
・レストラン…約5,000～8,000円
・ホテルの会場…約8,000～10,000円
予算をオーバーしないためには、複数の会場候補で見積もりを出してもらい比較しましょう。
エリアを決める
「同窓会だから学校近くの会場で開催したい」と思う方もいるかもしれませんが、希望の広さや予算の会場があるとは限りません。また、学生時代は学校近くに住んでいた人も、大人になって仕事や家庭の都合で引っ越している可能性もありますよね。そのため、同窓会はいろいろな場所から参加者が集まることを考慮して、主要駅の近くなどアクセスのしやすさが重要です。ある程度エリアが決定すると、希望に合った会場を見つけやすくなります。
目的やテーマを決める
同窓会の会場を決めるためには、目的やテーマを決めてそれに合った会場を探すのがポイントです。例えば、おいしい食事を楽しみながらゆっくり過ごしたい場合はホテル、カジュアルにワイワイ楽しみたい場合は居酒屋やカフェがおすすめです。その他にも、同窓会に特別感を出したい場合はいつもとは違った雰囲気の屋形船やクルージング、開放的な空間で楽しみたい場合はバーベキューなどの選択肢もあります。
具体的な内容を明確にする
同窓会は食事や歓談がメインになりますが、ゲームや余興、サプライズ演出などをプログラムに取り入れる場合もあります。定番の演出では、学生時代の懐かしい写真や映像を流すスライドショーがありますが、プロジェクターや音響機材などが必要になります。合唱や演奏を行う場合は舞台があるか、楽器の持ち込みはOKかどうかが重要です。また、会場によってはビンゴゲームや、余興用のアイテムがレンタルできる場合もあります。具体的な同窓会の内容を明確にして、適した会場を選びましょう。
同窓会の会場選びで失敗しないための6つのポイント
同窓会の会場選びで失敗しないためには、ポイントを押さえながら会場候補を探すことが大切です。以下で紹介する6つのポイントを参考に、同窓会にぴったりの会場を見つけてくださいね！
①アクセスしやすい会場を選ぶ
同窓会の参加率を上げるためには、アクセスしやすい会場を選ぶことが大切です。学生時代は同じエリアに多くの人が住んでいたかもしれませんが、大人になれば住んでいる地域もさまざまです。おすすめの会場は、遠方からでもアクセスしやすい主要駅にある会場です。駅直結なら、天候に左右されずに会場まで行けます。同窓会の終了時間が遅い場合は、帰宅する移動手段や遠方から来た人はホテルが会場近辺にあるかも重要なポイントです。
②収容人数と会場の広さをチェックする
同窓会に参加する人数に対して、会場の広さと収容人数が適しているかチェックしましょう。例えば、収容人数が100名の会場に対して参加者50名だと、広々使えるメリットもありますが、人がまばらに感じて寂しい印象を与える可能性もあります。また、立食形式かテーブルを用意する着席形式かでも広さの感じ方は異なります。参加人数と広さが適しているか心配な場合は、会場に問い合わせて相談するといいでしょう。
③料理やお酒の種類が豊富かどうか確認する
同窓会の参加者は、友人と久しぶりに会うのも楽しみですが、会費を払っている分おいしい料理を食べたいと思いますよね。会場によっては、ビュッフェ形式やコース料理など提供方法も異なります。参加者の好みやアレルギーを考慮して、多様なメニューを提供できるようにしましょう。また、お酒も好みがそれぞれのため、豊富な種類を提供しているお店がおすすめです。お酒が苦手な方や車で参加する人も楽しめるように、お酒とソフトドリンクの両方を用意しましょう。
④キャンセルポリシーを確認する
会場やお店によって、キャンセル料金がかからない期間や、キャンセル料金が発生した場合いくら請求されるかが異なります。同窓会は参加人数も多いため、開催直前でキャンセルする人がいると考えられます。そのため、同窓会の会場は、開催日近くまでキャンセル料をとらないお店を選ぶと、幹事の負担も減るでしょう。とはいえ、どうしても体調不良や急な用事などでキャンセルは出てしまうものです。参加者には、行けないと分かった時点で幹事にすぐ連絡するように伝えておきましょう。
⑤会場全体の設備面も確認する
音響やプロジェクターの設備は、同窓会のプログラムを遂行する上で確認する方が多いですが、意外と忘れがちなのが会場全体の設備です。例えば、参加人数に対してトイレの数が足りているか、喫煙スペースの有無などは参加者の過ごしやすさを左右しますよね。また、年齢層によっては小さい子どもを連れた参加者がいる可能性もあるため、授乳室やおむつ替えのスペースがあるかも確認しましょう。
⑥必ず会場の下見をする
ホームページで会場の写真を確認していても、実際は思っていたより狭かったという可能性もあります。「思っていたのと違った」というギャップを防ぐために、必ず会場の下見をしましょう。また、最寄り駅から実際に歩いてアクセスの確認をすることも大切です。もし迷いそうな道があれば、事前に参加者に伝えておくと安心です。疑問点は会場スタッフに確認して、不安点はなくした上で会場を決定しましょう。
同窓会のゲーム景品は『景品パーク』におまかせあれ！
同窓会の会場選びで失敗しないための6つのポイントを紹介しました。参加者の人数や年齢は同窓会によってさまざまのため、参加者に合わせた広さやエリア、食事を選ぶことが大切です。また、同窓会ではみんなで盛り上がれるゲームを行うのがおすすめです。クラス対抗にしたり学校にまつわるクイズ大会をしたりすることで、久しぶりの再会でも当時のように盛り上がれます。
景品パークでは、ゲームをより盛り上げるための景品や演出アイテムをご用意しています。豪華グルメ景品や日用家電など、景品のジャンルもさまざまです。同窓会を大成功させたい幹事さんは、参加者が喜ぶ景品を用意して盛り上げましょう！
景品パークがおススメする『同窓会の景品』
学生時代のなつかしい友人と再会できる同窓会。景品パークでは、同窓会が盛り上がる景品や演出アイテムを約1,000アイテムご用意しています。何を選んだらいいのか分からない幹事さんは、先輩幹事さんが選んだTOP10を参考にしてくださいね！景品パークを活用すれば同窓会の成功は間違いなし！
景品パークがおススメする『パーティーゲーム特集』
同窓会や結婚式二次会、社内イベントでは参加者みんなで盛り上がれるパーティーゲームが定番です♪景品パークでは、どんなゲームをしたらいいのか分からない幹事さんに向けて、お役立ちコラムやおすすめのパーティーゲームを紹介しています。定番のビンゴゲームからめずらしいゲームまで、ぴったりのゲームが見つかります！