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同窓会当日の流れを徹底紹介！スムーズに準備を進めるコツも！
同窓会は学校の卒業生が集まり、当時を思い返したり近況報告したりする貴重な機会です。幹事は、数ヵ月前から会場探しや出欠確認、プログラム決めなど準備に大忙しです。なかには、「当日はどのような流れで進めるの？」「準備がスムーズに進まない」と悩んでいる方もいるでしょう。そこで本記事では、同窓会当日の流れを受付から解散まで詳しく紹介します。準備をスムーズに進めるコツもまとめているため、同窓会幹事さんはぜひ参考にしてくださいね！
目次
同窓会当日の流れ！
ここでは、同窓会当日の流れを幹事が押さえておくポイントも合わせて紹介します。数ヶ月前からの準備を無駄にしないためにも、当日の流れはしっかりと把握しておきましょう。
受付
同窓会開始の1時間程度前から受付をスタートさせ、会費を徴収したり、名札や配布物を渡したりします。受付は同窓会の規模によって異なりますが、大規模な場合は混雑に備えて複数名で行います。また、会費は参加者がぴったり用意してくるとは限らないため、お釣りは多めに用意しておくと安心です。トイレや喫煙所など、施設の案内も必要に応じて行いましょう。
開会のあいさつ
一般的に、同窓会のあいさつは幹事もしくは参加している先生、当時の学級委員長などが担当します。ただし、全体の流れを考えると開会のあいさつは幹事が担当して、その後に先生からあいさつしてもらう流れがスムーズです。また、開会のあいさつは、その後の雰囲気を左右する大切な場面です。明るく元気に、だらだらと話さないように注意しましょう。
乾杯のあいさつ
幹事が開会のあいさつをした場合は、乾杯のあいさつは先生や当時の学級委員長などにお願いしましょう。幹事以外にあいさつをお願いする場合は、当日ではなく事前に依頼します。なかには久しぶりの再会にあいさつが長くなってしまう方もいるため、「あいさつは〇分程度でお願いします」と時間も伝えておくとスムーズな進行が可能です。
食事・歓談
同窓会は、久しぶりの再会に懐かしい話や近況報告など、積もる話もありますよね。同窓会のプログラムの中で、食事・歓談の時間はメインと言えるプログラムです。時間は、30～40分程度確保して、他のプログラムの進行状況で臨機応変に増やしたり減らしたりしましょう。
ゲーム
歓談だけではだらだらとした雰囲気になってしまう可能性もあるため、ビンゴゲームや学校に関するクイズ大会など、みんなで盛り上がれるゲームを企画しましょう。参加できない人が出ないように、クラス対抗のチーム戦にするのもおすすめです。ゲームには豪華景品を用意すると、参加者のテンションも上がること間違いなしです！
写真撮影
歓談やゲームで盛り上がったら、参加者全員で記念の全体写真を撮影しましょう。参加人数が多い場合、撮影のために並んでもらうのは予想以上に時間がかかります。参加人数からどのように並んでもらうか、イスの用意は必要か事前に計画しておくとスムーズに進行できます。撮影後は現像して参加者に送るか、フェイスブックやLINEなどのツールで共有しましょう。
閉会のあいさつ
閉会のあいさつも、一般的には幹事が行います。開催できた感謝の気持ちや、参加者の今後の活躍や健康を願う言葉を伝えましょう。開会のあいさつ同様、堅くなり過ぎずシンプルにまとめることが大切です。二次会を行う場合は、会場や時間のアナウンスを行います。また、一本締めや三本締めを行うと、同窓会の終わりの合図としてメリハリがつきます。
解散・お見送り
会場のレンタル時間を過ぎると延長料金が発生してしまうため、閉会のあいさつ後はスムーズに解散してもらうようアナウンスしてお見送りをします。参加者も話し足りず盛り上がっている可能性もあるため、二次会へ移動するように誘導します。また、先生が参加してくれた場合は、最後に幹事からお礼を忘れずに伝えましょう。
同窓会幹事がスムーズに準備を進めるコツ
同窓会の幹事を任されたけど、準備がうまく進まずに悩んでいる方もいるでしょう。同窓会の準備をスムーズに進めるためには、以下で紹介する4つのコツを意識してみてくださいね！
余裕をもって計画を立て始める
同窓会の準備は、会場探しから幹事メンバーの選出、プログラム決めなどやるべきことが多いですよね。直前で慌てないために、準備は開催の6ヶ月前から余裕をもって計画を立て始めましょう。具体的には、開催6ヶ月前にコンセプトを決めて、4ヶ月前に幹事メンバーを選出します。開催日は遅くても3ヶ月前には決めて、会場探しや同級生に開催の告知ができると安心です。また、同窓会で使う備品や景品も忘れずに準備しましょう。
役割分担を明確にする
幹事の人数は、1クラス2名＋代表の幹事1～２名で結成するのが一般的です。幹事メンバーが決まったら、一部の幹事に負担がかたよらないように役割分担を明確にしましょう。具体的には、以下のように役割分担します。
・会場探し・予約
・参加者の出欠確認
・予算の管理
・プログラムの企画
・備品や景品の買い出し
幹事の人数によっては複数の役割を兼任する場合もありますが、1人あたりの負担が大きくならないように心がけましょう。
便利なツールを活用する
仕事をしながらの幹事は、時間を合わせて打ち合わせをしたり、同級生の出欠確認をしたりするのも大変ですよね。日程調整や出欠管理は、便利なツールを活用して少しでも幹事の負担を減らしましょう。例えば、日程調整は「調整さん」や「LINEスケジュール」などの出欠管理ツールがおすすめです。幹事内で準備の進捗を把握するためにはタスク管理ツール、打ち合わせはビデオ通話ツールが活躍しますよ。
ゲーム景品はまとめ買いにする
同窓会を盛り上げるために、ゲームの景品は必須です！しかし、一つひとつお店を回って買うのは大変ですよね。そのため、景品の準備はまとめ買いして負担を減らしましょう。景品パークでは、3～30点のアイテムがセットになっている『楽々まとめ買いセット』をご用意しています。景品を一つずつ選ぶ必要がないため、幹事の負担を減らすことが可能です。また、セット価格になっているためお得に景品を用意できます。景品を選ぶ時間がない幹事さんにおすすめのセットです！
景品パークがおススメする『楽々まとめ買い景品セット』
同窓会のゲーム景品は『楽々まとめ買い景品セットがおすすめ！』
同窓会の当日の流れや、スムーズに準備を進めるポイントを紹介しました。準備は、開催の6ヵ月前から余裕を持って計画を立て始めましょう。役割分担や便利ツールを活用することで、幹事の負担を減らせます。当日の準備は、この記事で紹介した流れを参考にしてくださいね！
また、同窓会で必須なのがみんなで盛り上がれるゲームとテンションの上がる景品です。景品パークでは、同窓会にぴったりの景品を約1,000アイテムご用意しています。数ある景品の中から参加者が喜ぶ景品を選ぶのが難しい方は、『楽々まとめ買いセット』をご活用ください。予算や景品数など豊富なセットを用意しているため、同窓会にぴったりのまとめ買いセットが見つけられます。お得に準備したい幹事さんも、必見のセットです！
景品パークがおススメする『同窓会の景品』
同窓会は、学生時代の仲間に再会できる貴重な機会です。懐かしい思い出話や近況報告など、積もる話もあるでしょう。景品パークでは、同窓会を盛り上げる景品や演出アイテムをご用意しています。会場が湧くような豪華景品からクスッと笑えるおもしろ景品まで、ジャンルも豊富に取り揃えております！
景品パークがおススメする『パーティーゲーム特集』
同窓会や結婚式二次会、社員旅行などのイベントではパーティーゲームで盛り上がりましょう！景品パークでは、定番のビンゴゲームからイベントごとにおすすめのパーティーゲームなどを紹介しています。子どもから大人まで楽しめるゲームばかりです！お役立ちコラムは、初めての幹事さんも必見です！