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同窓会幹事に必要な役割分担と失敗しないための注意点！
学生時代の懐かしい仲間と集まれる同窓会。昔の友人とのひと時は、一瞬で“あの頃”に戻れる貴重な機会です。しかし、いざ同窓会を開くとなったら「同窓会の幹事って、何をどうすればいいの？」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、同窓会幹事に必要な役割分担について、具体的にご紹介していきます！幹事チームで役割分担する必要性、そして準備・運営で失敗しないための注意点も解説したので、同窓会幹事さんは参考にしてくださいね。
目次
同窓会で幹事の役割分担が重要な理由とは？
同窓会の準備をスムーズに進行し、成功させるためには、「幹事の役割分担」が欠かせません。幹事の役割分担が重要な理由は、次の3つです。
・幹事1人ひとりの負担を軽減するため
・効率的に準備を進めるため
・トラブル時に迅速に解決できるため
参加人数にもよりますが、同窓会の幹事の仕事は、日程調整から参加者の募集、当日の運営、開催後のフォローまで、タスクが山積みです。そのため、幹事1人あたりの負担を減らし、効率良く事前準備を進めるためには、「誰が、何を担当するのか」といったタスクの配分が必須です。
一般的に、同窓会の準備には、短くても3〜4ヶ月を要します。複数人の幹事でチームを組み、各役割の進捗状況を確認しながら、計画的に準備を進めることで、円滑な同窓会の開催が可能になります。また、同窓会をはじめとするイベントに、突発的なトラブルはつきものでしょう。そうした場合でも、幹事が複数人いれば、迅速に問題を解決しやすくなります。幹事の役割分担をし、メンバーで協力し合うことが、参加者にとっても満足度の高い同窓会を実現する鍵になります。
同窓会に必要な幹事の役割分担
ここからは、同窓会に必要な幹事の役割分担を具体的にみていきましょう。役割別に、7つの担当をご紹介します。
同窓会全体のリーダー
同窓会全体のリーダーとして、他の幹事メンバーを統括し、会全体の進行を管理する役割です。各担当にタスクの指示や確認、情報共有などを率先しておこないます。同窓会の発起から、開催後のフォローまで、常に全体の流れを見ながら、同窓会を終えるまでメンバーを束ねることが求められます。
予算管理・会計担当
同窓会の予算を管理し、参加費の徴収や会場費・飲食費などの支払いをします。会費の回収から管理、支払いまでを一括して担う、責任のある役割です。参加者からの不信を買わないためにも、会計担当は常に透明性のある行動をする必要があります。会費の精算や開催後の収支報告も、大切な仕事の1つです。
企画・運営担当
企画・運営担当は、参加者が楽しめるように同窓会のプログラムを企画し、当日の運営をおこないます。歓談が中心の同窓会も多いですが、企画の有無で、会の雰囲気は大きく左右されるもの。「懐かしさ」が増すような面白い演出や企画を用意すれば、イベントの進行にも変化がついて、会話のきっかけにもなるでしょう！段取りで混乱することなく、同窓会がスムーズに運ぶよう、当日の流れをしっかりと把握することが求められます。
連絡担当
参加者との連絡を担当し、出欠確認や当日の案内をおこなう係です。とくに同窓会の告知、そして正確な参加人数の把握は、同窓会の準備を進めるうえで重要なポイントです。できるだけ早期に参加者リストを固めることで、会場担当など、他の幹事メンバーも動きやすくなります。返信のない参加候補者には積極的に出欠表明を促すなどして、遅くても開催1ヶ月前には、出欠確認を終えるよう心がけましょう。
会場担当
同窓会の開催場所を選定し、会場の確保や当日の準備をおこないます。開催場所は、アクセスや料金、雰囲気など、各種の条件を考慮したうえで決定します。会場を下見し、同窓会開催の4ヶ月前には、会場を予約しましょう。企画・運営担当と連携をとりながら、プロジェクターやスクリーンといった機材の貸し出しについても、あわせて事前に確認しておきましょう。
記録・写真撮影担当
記録・写真撮影担当は、同窓会の写真やビデオ撮影・写真共有などをおこないます。同窓会当日の思い出をしっかり残すことも、忘れてはいけない幹事の仕事の1つです。懐かしいメンバーとの記念写真や集合写真をオンラインで共有すれば、都合がつかず不参加だった同窓生にも喜ばれます！撮影時や共有時はプライバシーに配慮し、個人情報が不特定多数に触れないよう、公開は仲間内だけにするなど、注意を払ってくださいね。
受付担当
当日の受付担当をおこないます。受付リストの準備や、参加者の出欠確認と案内をしていく係です。場合によっては会費を預かったり、名札を渡したりするなど、必要に応じて各種対応することもあるでしょう。規模の大きい同窓会では、2名体制にするなど、スマートに受付業務をしていきましょう。
同窓会で幹事の役割分担をおこなう際の注意点
同窓会で幹事の役割分担をしたら、スムーズに準備を進めるためにも、次の3つの点を意識してくださいね。
1人に過度な負担がかからないようにする
同窓会で幹事の役割分担をする際は、1人に過度な負担がかからないように注意しましょう。冒頭でも触れたとおり、同窓会の幹事の仕事は非常にたくさんあります。そのため、タスクが多い役割の場合は人数を増やすなど、適切な対策をするのが正解です。1人で全部をこなす必要はないので、他のメンバーに協力を仰ぎながら準備を進めていきましょう。
各役割のタスクを明確にする
幹事の役割分担をしたら、各役割のタスクを明確にすることが必要です。なぜなら、タスクがあいまいだと、作業が重複したり、あるいは漏れが出たりと、事前準備や当日運営が効率的に進まないおそれがあるからです。役割ごとの仕事を明確に設定し、確認し合ったうえで、着実に準備を進めていきましょう。
定期的にコミュニケーションをとって進捗確認をおこなう
役割分担をしたら、定期的にコミュニケーションをとって、進捗確認をおこなうことも重要です。「タスク分配したから、これで安心」ではありません。分配したからこそ、常に幹事チーム全員が全体のスケジュールを把握し、進捗状況を確認することが求められます。同窓会を成功に導くためには、適切なコミュニケーションが必須です。必要に応じて情報を的確に共有し、お互いの認識や準備に相違はないか確認して、万全の準備をしましょう。
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同窓会幹事に必要な役割分担と、その注意点をご紹介しました。幹事の仕事は、多岐にわたります。しかし、役割分担をし、幹事チームでうまく協力しあうことで、同窓会の運営はグンとしやすくなります！懐かしい仲間の笑顔でいっぱいの同窓会となるよう、入念に準備を進めていきましょう。
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