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【幹事の心得】歓迎会の当日準備と進行編
歓迎会の幹事さんは、参加者や日程、会場を押さえるなどの事前準備だけが仕事ではありません。むしろ事前準備ができて、初めて当日に向けた準備に取りかかれます。挨拶の担当者を決めたり、参加者への案内を送ったり、司会進行や当日の演出など…幹事の仕事は盛りだくさんです。「とりあえず人数と場所は順調に決まったけど、他にやることあったかな?」「諸々決まったし幹事の仕事は完璧！」と思っている幹事さんは要注意。ぜひこの記事をチェックして、歓迎会を成功させましょう！
目次
余裕をもって1週間前には済ませておくべき当日の準備
参加者や会場が決まった後に、「急遽参加できなくなってしまった…」と参加者から連絡があることは、よくあることです。参加者の都合はそれぞれなので仕方ありませんよね。一方で、「あ、これ準備できてない！」と幹事チームの誰かが仕事を忘れてしまっている可能性も。幹事さんの準備漏れは防げることが大半です。気持ちよく当日を迎えるためにも、以下の4点を1週間前に済ませておきましょう！
①挨拶をお願いする
歓迎会は基本的にみんなで楽しめるのがベストですが、締めるところはビシッと締める必要もあります。しかしながら、あまり堅苦しくても盛り上がらなくなってしまったり、主役が緊張してしまったりするので、挨拶や形式的なものは必要最低限にしましょう。挨拶をする側は、当日や前日など直前に振られても困るので、対象者には事前に個別でお願いしておきましょう。お願いの際に、時間の目安も忘れず伝えておくのもポイントです。必要な挨拶と適任者の例は以下のとおりです。
・開会の挨拶：幹事または司会者
・乾杯の挨拶：参加者の中で立場が1番目の人
・主役の挨拶：歓迎会の主役全員(人数が多い場合は代表者)
・締めの挨拶：参加者の中で立場が2番目の人
②コンテンツを考える
挨拶と歓談だけというケースもありますが、せっかくの歓迎会なので、ゲームや景品などを準備しておくのがおすすめです。ゲームをすることで、迎えられる主役と迎える人たちとの間でコミュニケーションが生まれます。そのため、お互いの人柄やキャラクターが分かるようなゲームやチーム対抗戦で楽しめるコンテンツを準備しておくのがオススメです。さらに、ただゲームをするだけではなく、景品を用意すると参加者の盛り上がりは倍増します！
③メールで案内する
歓迎会の日程や会場はもちろん、当日の進行や参加費が決まったら、社内メールで参加者に案内を送りましょう。メールで案内する際は、主役とそれ以外の人で文面や記載内容が異なる場合もあるので要注意。何か余興や企画など主役にサプライズを用意している場合、メールにネタバレ要素が混ざってしまうと盛り上がりに欠けてしまうので注意したいところです。
また、機械的にメールを送るのではなく「何か困ったことがあれば幹事チームに遠慮なく言ってくださいね」など一言添えることで、緊張がほぐれる場合もあるので、おすすめですよ。
④司会進行表を作る
次は司会進行表を作りましょう。進行表はあくまで準備なので、必ずその通りに会を進める必要はありません。しかし歓迎会において、これから仲間となる主役からの挨拶が手短になることや、迎える側の代表者挨拶がないのは避けなくてはなりません。「バタバタで時間がとれない…」ということを避けるためにも、最低限、以下の3点だけは事前にまとめておきましょう。
・タイムスケジュール
・項目ごとの担当
・注意事項
当日にすべき幹事の仕事
前日までの準備は幹事チームの調整次第で時間は自由に作れますが、当日は時間に限りがあるため、計画的に進めなくてはなりません。せっかく準備してきた歓迎会を存分に楽しんでもらえるよう、幹事が当日気を付けたいポイントをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください！
30分前集合と笑顔で受付
当日、幸先の良いスタートをきるためにも、幹事さんは開始時間の30分前には到着しておくようにしましょう。余裕を持って早く来る参加者もいるかもしれないので、困らないようスタンバイしておくのが◎。まずは店員さんに「よろしくお願いいたします。」と一言挨拶しておくと気持ちよくお店も協力してくれるでしょう。また、歓迎会のスタートは受付で決まるといっても過言ではありません。笑顔で元気に挨拶するのを忘れずに！
開会の挨拶をする
参加者が揃って開始時間となったら、開会の挨拶をしましょう。参考に一般的な例をご紹介します。「今から会が始まる」というメリハリのための挨拶なので、長くならぬようスマートにしましょう！
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皆さま、お疲れ様です。
本日は業務やそれぞれの都合を調整し、参加いただきまして、ありがとうございます。
これより、○○部の歓迎会をとり行います！
本日の司会進行は幹事の〇〇が務めさせていただきます。
もし、気になることや困ったことがあれば、遠慮なく幹事チームの□□や△△にもお申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします！
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会場全体への気配りと司会進行
不完全燃焼とならないように、基本的には準備した司会進行表をベースに歓迎会を進行させましょう。一方、予定通り進めることに夢中になりすぎて、参加者のことを忘れてしまうのはNG。あくまで進行表は当日スムーズに進めるための準備であって、一番大切なのは当日の雰囲気や参加者の様子です。時間だけを守った形式的な進行にならないように、臨機応変な対応を心がけましょう！
また、グダグダにならないよう会場全体に気を配ることも忘れずに。料理やドリンクはまんべんなく皆に届いているか、テーブルがいっぱいで窮屈になっていないかなど、参加者が気持ちよく過ごせる環境作りも幹事の重要な仕事です。さらに、会場で一人ポツンとしている人がいないか、お酒の飲み過ぎで気持ち悪そうにしている人はいないか、目を光らせておきましょう♪
会計を済ませる
幹事さんは、ラストオーダーを終えたらすぐに会計を済ませておきましょう。会が終了したらすぐに帰らなければならない人や、盛り上がりが冷める前に二次会に行きたい人にとって、会計を待つのは苦痛です。間違っても、会の終了後に参加者を待たせながら会計することがないよう気をつけましょう！
忘れ物がないか確認する
楽しい会であればあるほど、忘れ物をする人は出てくるもの。せっかくの楽しい会なのに、大切なものを紛失してしまっては残念ですよね…。そのため幹事さんは、参加者へ積極的に声掛けするのはもちろんのこと、忘れ物がないか最終チェックも忘れずおこないましょう。
お礼も忘れずに楽しい歓迎会をしよう！
歓迎会は、当日お開きしたら終わりではありません。当日挨拶してくれた方や、幹事ではないのに自主的に手伝ってくれた方がいたら、必ず翌朝に個別でお礼をしましょう！また、参加者全員へ「歓迎会に参加いただいたお礼」と、「これからもよろしく」という投げかけをするのも忘れずに。もし記念撮影していたら、写真と一緒にお礼メールとして送るのが自然でしょう！
歓迎会を開催する目的は、これから一緒に頑張る仲間とコミュニケーションをとって決起することです。ルールはありませんが、目的を果たして「歓迎会楽しかった！」「開いてくれて良かった！」と思ってもらえるよう、準備は万全に行いましょう！もし、当日参加者全員が楽しめるコンテンツや景品選びに困ったら、ぜひ以下もチェックしてみてくださいね。
景品パークがオススメする『歓送迎会の景品』
景品パークには、老若男女に喜んでもらえるご当地グルメや海鮮、和牛や電化製品など、1,000を超える景品をご用意しています♪歓迎会が盛り上げる景品が見つかりますよ！！参加賞や残念賞でも、喜ばれるものをご用意しているので、歓迎会のゲームと一緒にご準備してみてはいかがでしょうか？
景品パークがオススメする『福利厚生幹事さん虎の巻』
従業員満足度を高める工夫として、福利厚生を充実させることが考えられます。福利厚生を充実させることで従業員のモチベーションが高まり、離職防止や業務効率化など、たくさんのメリットがあります。福利厚生に関するお役立ち情報をまとめていますので、ぜひ一度チェックしてみてください！