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【幹事の心得】歓迎会の事前準備編
新入社員が入社する４月や、研修を経て各部署への配属が確定した時、部署移動や転勤があった時など…歓迎会が行われるシーンはたくさんあります。歓迎会は、新しいメンバーと打ち解け、これから一緒に頑張ろうと交流を深める大切なイベントです。とはいえ、何となくイメージがわかない方もいるかもしれません。幹事を任された方の中には、「幹事って何するの？」「何から準備をすればいいんだろう…。」と不安になる方も多いのではないでしょうか。
とくに、「人を集めて店を予約すればOK」と思っている方は要注意です。歓迎会の幹事は参加メンバーの日程調整や会場探しだけでなく、当日の進行や二次会までの案内など、たくさんの仕事があります。仲の良い人だけで仕事終わりに気軽に飲みに行くのとは違い、事前準備が不十分だと参加者の盛り上がりがイマイチになってしまう場合も…。この記事では、初心者幹事さん向けに、歓迎会に欠かせない事前準備をご紹介します！ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
準備8割！まずは徹底的に準備をしよう！
楽しい会にしようと意気込んでいても、仕事をしながら歓迎会の準備を進めるのは大変ですよね。幹事になると会場を探す前にもやるべきことがあります。まずは最初にやるべきことを3つご説明していきます。
①段取りをまとめる
当日が近づいてきて直前に慌てて準備すると、漏れが多くなってしまいがちなので、幹事として必要な段取りを全て最初にまとめておくのがオススメです。歓迎会前日までにやるべきことや当日にやること、歓迎会の後にやることをそれぞれまとめましょう！時間にも心にも余裕のある最初に段取りをまとめておくことで、準備中に仕事が忙しくなっても抜け漏れを防止できますよ。まずは全てを書き出して、いつでも見えるようにしておきましょう！
②チームを編成する
段取りをまとめたからといって一人でやり遂げる必要はありません。幹事の仕事はたくさんありますので、一人ですべてをこなすのはとても大変です。同僚にサポートをお願いして、チームで進めていきましょう！幹事が多すぎても共有に時間かかり連携がとりにくくなりますので、自分を含めて2～3人がベストです。
チームで幹事を進めるときのポイントは、仕事と同様「いつまでに・何を・どのように」を具体的にして依頼をすること。また、報連相を怠らず、何かを対応してもらったら「ありがとう」と感謝の言葉を忘れずに。仕事と同様に一人ではできないことが多々ありますし、幹事だからやって当たり前なことは一つもありません。仕事が忙しくて余裕がなくても、当日が近くなって慌てていても、感謝を伝えることを忘れずにメンバーで声をかけあって進めていきましょう！
③日程調整をする
段取りをまとめてチームを作ったら、日程調整をしましょう！歓迎会はさまざまな役職や家庭環境の人が集まるので、幹事をするうえで一番気を遣うのは日程調整かもしれません。一人一人の都合を聞いていても、なかなか日程は定まりません。また、候補者が全員参加できるとは限らないため、最終的には参加人数が最も多い日で決める必要も出てきます。
歓迎会の日程をスムーズに決めるためには、日程調整ツールを使うのがよいでしょう。なお、「参加人数が最も多い日で開催する」と社内発信しておくのも忘れずに！事前に伝えておけば、参加できない人にも納得してもらえるでしょう。日程候補の社内確認は、下記の内容を参考にメールを送ってみてはいかがでしょうか。
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件名：【回答依頼】【3/21締切】歓迎会の日程について
各位
おつかれさまです。
４月の中旬に新入社員の歓迎会を開催したく連絡いたしました。
それぞれの業務があるところ恐れ入りますが、
下記内容を確認いただきまして、
希望日程の回答をお願いいたします。
【回答〆切】3/21(金) 18:00
【回答URL】https://chouseisan.com/
※会場は「〇〇駅周辺」の予定です。
※参加費は4,000円～5,000円の予定です。
日程を回答いただく際に、下記のような事情がある場合は、
備考欄へ記載いただくか幹事へ連絡をお願いいたします。
・食事でアレルギーや苦手な食べ物などがある
・アルコールを飲まない
・遅れて参加する
・早めに帰宅する
会場を決める際、参考にさせていただきます。
また、皆さまの都合が異なるため、全員が参加することは難しい可能性があります。
その場合は“参加人数が最も多い日程”にて開催をさせていただきますので、ご承知おきください。
日程や当日の詳細が決まり次第、改めて連絡させていただきます。
よろしくお願いいたします。
幹事チーム(〇〇部●●・□□部■■・△△部▲▲部)
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準備が整ったら会場を探そう！
ここからは、準備が整った後の会場探しについてご紹介していきます。会場の選定は幹事さんのセンスが試される部分でもあります！参加メンバーの仕事状況やアクセスのしやすさ、人数や過去の歓迎会を考慮して、最適な会場を決めていきましょう！それぞれのポイントをご紹介するので、参考にしてみてくださいね。
会場の場所は開催時間に合わせて
参加者にとって、会場へのアクセスが良ければ良いほど嬉しいのが正直なところ。一方で、開始時間によっては参加者へ配慮すべきポイントは異なるので注意しましょう。たとえば、早めの時間にスタートする場合は、仕事が終わってから駆けつける人もいるため、会社の近くがよいでしょう。開始時間が遅めの場合は、先に帰宅する人がいることも考慮し、できるだけ参加者が長くいれるような最寄り駅の近くで開催するのが◎
会場は人数に合わせて
参加者が限られている場合は、居酒屋やレストランなどでも良いですが、人数が多い場合は貸し切れるお店を探すのがおすすめ。貸し切りであれば他のお客様へ気を遣わずに済みますし、当日の状況に合わせて、席の移動なども自由にできます。せっかくの歓迎会ですから、できるだけ参加者がコミュニケーションをとりやすい場所や環境を念頭に、会場を探しましょう！
料理は参加者の楽しみ
参加者の日程調整をする際、アレルギーや苦手な食べ物は一緒に回答してもらえるよう事前にアナウンスしておきましょう。また、お酒を飲まない参加者は料理を楽しみにしている場合がほとんどです。多くの参加者に満足してもらえるよう、参加メンバーの好みや状況に合わせてお店を選べるといいですね。また、毎年歓迎会を実施している場合は、違う料理のお店にしたり、雰囲気が異なるお店を選んだりすることで、毎年参加しているメンバーにも楽しんでもらいやすくなるでしょう！
会場を予約する前に下見は必須
候補会場には必ず下見に行きましょう！当日、初めて店に行き「思っていたのと違う」となってしまっては取り返しがつきません。下見をすることで、実際にお店の雰囲気やスタッフの対応を確認できますし、当日の進行をイメージしながら席次も考えられるでしょう。さらに、下見がきっかけとなり幹事同士親睦を深めたり、互いに労ったり、当日に向けて結束を強めることもできます。
会場の予約時に気を付けておくこと
会場が決まったら、詳細を確認しつつ予約をしましょう。予約後に、参加者からの相談やキャンセルはつきものなので、直前でも人数や時間の変更ができるか確認しておくのも重要です。また当日は、想像以上に盛り上がってしまい、予定より長く滞在したいとなるケースも考えられます。予約する際に、下記について最低限確認しておきましょう。
・滞在可能時間や延長について
・開始時間の変更について
・人数変更やキャンセルが可能なのはいつまでか
・キャンセル料金についての詳細
事前の準備を万全にして楽しい歓迎会を！
歓迎会の幹事さんに向けて、真っ先にすべき準備や会場選びのポイントについてご紹介しました。幹事を任命されると「うまく司会進行できるかな」「どうやって盛り上げようかな」と、ついつい当日のことを考えがち。当日について考えることも重要ですが、当日の盛り上がりのためには事前準備は欠かせません！歓迎会の幹事を任されたら、主役だけでなく参加者全員に喜んでもらえるよう、この記事でご紹介したポイントを実践してみてくださいね。
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