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イベント幹事が大変な理由と軽減するアイデア！
歓送迎会や懇親会、誕生日会から飲み会まで、イベントの陰にはいつも必ず「幹事」がいます。しかし、準備を引き受ける幹事の仕事は、思っている以上に大変です。「損な役回りでやりたくない…」そう思う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、イベント幹事が大変な理由、そして負担を軽減するアイデアをご紹介していきます。イベントを成功に導けば、会社や周囲の人からの評価は上がります！幹事に任命された人は、ぜひ参考にしてくださいね。
目次
幹事が大変な理由
まずは幹事が大変だといわれる、具体的な4つの理由を確認していきましょう。
タスクが多い
幹事が大変な理由の1つは、なんといってもタスクが多いこと。参加者に満足してもらえるイベントにするには、以下のような準備が欠かせません。
・日程調整
・会場手配
・参加者への詳細連絡
・会費の取りまとめ
・当日の司会進行、催し物の演出など
幹事がこなすべきタスクは多岐に渡ります。開催日までの準備をはじめ、イベント当日には司会や運営を務める場面もあるでしょう。周囲とやり取りをする場面も多いため、率先して段取り良く進めることが求められます。
参加者の日程調整が大変
幹事が大変な理由には、日程調整が大変なことも挙げられます。参加者が集まらなければ、そもそもイベントは開催できません。そのため、「どの日程で開催できそうか」を早めに把握して、会場選びや予約などの準備をしたいのが幹事の本音でしょう。
しかし、参加の可否を伝えてこない人や、ギリギリまで日程調整に返事をしない人がいるなど、「日程が決まらない…」と頭を悩ませる幹事さんも少なくありません。人数が多くなるほど調整も大変になるので、幹事を引き受けたら、スケジュールの確保は迅速におこなうのが鉄則です。
突発的な問題が発生することもある
突発的な問題が発生することも、幹事の苦労の1つです。わかりやすい例では、イベント当日の参加者のキャンセル、いわゆるドタキャンがあります。イベント当日、最終確認したはずの人数がそろわず、来ない人に連絡を取ったら「忘れていた」というケースもみられます。幹事は集金作業など、会計的な役割も担いますが、場合によっては面倒な金銭トラブルに発展することもあるでしょう。不測の事態が起きないよう、戦略的な準備が必要です。
プレッシャーが大きい
イベント幹事はやりがいがある反面、プレッシャーが大きいのも事実です。参加者の人数が増えればさまざまな要望が出てくるため、まとめるのにも一苦労します。特に会社のイベントであれば、立てるべき重役がいたり、幹事の仕事ぶりが評価につながったりするなどと、失敗できない事情もあるはずです。イベントを成功させるためには、入念な下準備から当日の運営まで、幹事の役割は責任重大だといえます。
幹事の大変さを軽減するアイデア！
ここからは、幹事の大変さを軽減する7つの方法をチェックしていきましょう。ツールやアプリを駆使したり、要点を押さえたりすることで、幹事の苦労はグッと減らせます！知っていればすぐに実行できるアイデアなので、幹事を任された人は、さっそく実行してくださいね。
タスク管理ツールを活用する
タスクの多さは、幹事の悩みのタネの1つ。そんな悩みを解決するには、タスク管理ツールを活用するのがおすすめです！タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗や現状の課題など、状況を可視化し、把握するためのツールのこと。タスク管理をすることで仕事の優先順位がつけやすくなり、タスクの抜けや漏れを予防できます。幹事の任務を効率的に管理するためにも、ぜひ使ってみてください。
幹事が候補日をいくつか提示する
日程調整の際は、幹事が候補日をいくつか提示しましょう。そうすれば、日程は格段に決めやすくなります。参加者が多い場合はもちろん、たとえ少人数のイベントでも、最初から個別の希望日を聞いてしまうと、調整は大変になります。候補日を3〜4日ほど幹事側で絞り込んだうえで、参加者にスケジュール確認してもらうのが、スムーズな日程調整のコツです！
日程調整ツールを活用する
候補日を提示して日取りを決めるうえで欠かせないのが、日程調整ツールです。日程調整ツールとは、イベント名や候補日をカレンダーから選択するだけで簡単に出欠表が作成できる、便利なサービスのこと。URLを参加者に共有し回答してもらえば、参加者の都合がつく日程が一目瞭然。事前準備における幹事の手間や負担を省けます！「LINEスケジュール」や「調整さん」といった無料の日程調整ツールを活用するのがおすすめです。
会費は事前に徴収しておく
幹事の大事な仕事に、集金作業があります。会費を集めるときは「事前に徴収しておく」のが確実で安心です！それは、もしも当日にドタキャンのキャンセル料金が発生した場合、結局自分が負担することに…という可能性もゼロではないからです。後腐れやトラブルなく円満にイベントを終えるためには、事前に会費を徴収しておくのが最善策だといえます。詳細連絡の段階で、参加者にキャンセルポリシーを伝えておくのも良いでしょう。
会場は譲れない3つのポイントを決めて探す
会場が決まらないという悩みも、幹事さんにはつきもの。会場選びは『3つのポイント』に絞って探すことで、スムーズに解決できます！参加者のリクエストを聞きすぎると、時間ばかり消費してしまいがち…。最初から細かい条件で探すと見つけにくいので、大きく3つのポイントに絞って探すのが上手な会場選びの方法です。「エリア・立地」「費用」「設備環境」「料理」「雰囲気」など、絶対に譲れない条件を決めて、会場を選定していきましょう。
コピペできるように住所だけを送る
イベント前日や当日は、リマインドもかねて、参加者に詳細連絡をするのがベターです。その際は、コピペできるように会場の住所だけを送ってあげましょう。LINEなどSNSツールでやり取りするときは、地図アプリに入力して会場を調べる人も多いはず。すぐにコピペできるよう、わかりやすく住所を共有するのが、参加者をスマートに誘導できる優秀な幹事さんです！
演出やサービスはプロに任せる
幹事の仕事には、イベント当日の司会など、場を盛り上げる役割も含まれます。大事なイベントや規模の大きいパーティーの場合には、イベントプランナーやプロの司会を手配するのも一案です。
イベントプランナーに相談すれば、予算内で的確なプランの提案をしてくれます。またイベントの円滑な進行には、知識と経験のある司会者が必須です。イベントを盛り上げて、幹事の仕事をスマートにこなすためには、プロに任せるという選択肢も検討してみてください。
幹事さんの大変さを軽減する『楽々まとめ買い景品セット』
やるべきことが多く、大変な幹事の仕事。しかし、すべてのタスクに共通するのは、とにかく「決める」ことです！参加者のリクエストや意見を聞きすぎてしまうと、イベントの準備は進みません。限られた時間で、参加者の期待に応えられるイベントを開催しましょう。
イベント時には、景品をかけたゲームや表彰式といった場面も多いもの。「景品選びも素早く決めたい！」という幹事さんには、『楽々まとめ買い景品セット』がおすすめです。景品を1つずつ選ぶ手間がないため、幹事さんの負担を軽減しつつ、イベントが盛り上がること間違いないしです！
景品パークがおススメする『楽々まとめ買い景品セット』
「時間がないけど、景品選びに力を入れたい」そんな幹事さんにピッタリなのが、『楽々まとめ買い景品セット』。予算や景品数が決まっていれば、セットを選ぶだけで魅力的な景品選びが完了します！単品購入よりお得なのも人気のポイントですよ◎
景品パークがおススメする『幹事さんお役立ち情報』
「はじめての幹事…。何から手を付けたらいいの？」とお悩みのあなた。景品パークには、忙しい幹事さんが知っておきたい情報が満載です！これを読めば、準備からイベント当日の段取りまでバッチリ把握できます。幹事未経験者さんは必見です！