新年会の幹事はどんな準備をすればいい？やるべきことや注意点を紹介景品選びの専門店

新年会の幹事はどんな準備をすればいい？やるべきことや注意点を紹介

新年会で重要な役割を担うのが幹事ですが、いざ頼まれてしまうと「何から準備を始めればいいかわからない」「失敗したらどうしよう・・」と悩んでしまう方もいるかと思います。とくに新入社員の方や初めて幹事を任された方となると、分からないことばかりで困っていませんか？

新年会の準備をする際、幹事の仕事がわからない状態で進めていってしまうと失敗につながる可能性が高くなってしまいます。この記事では、新年会の幹事が行うべきことや注意するポイントを紹介していくので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

そもそも新年会を開催する目的は？

「1年間の労をねぎらう」といった意味合いもかねて、年末は多くの会社で忘年会が開かれます。新年会は日本独自の文化とも言われており、その歴史は古く江戸時代から続いています。では、新年会はいったいどのような目的で開催されるのでしょうか？新年会を開催する目的としては以下の2点が挙げられます。

・従業員のモチベアップにつなげる
・従業員同士の交流を深める

内容について1つずつ確認していきましょう！

従業員のモチベアップにつなげる

まず1つ目は、従業員のモチベーションアップにつなげるということです。年末年始の休暇は、仕事から少し離れて各々がリラックスできる期間でもありますよね。新しい1年を迎え気持ちを切り替える際に「また1年間頑張ろう」と、従業員と気持ちの意思疎通を図ります。従業員のモチベーションを高めることは、事業や会社のプロジェクトの成功にもつながります。

従業員同士の交流を深める

新年会は、従業員同士の交流を深めることができます。気心の知れた同僚だけでなく、仕事以外で会話を交わすことが少ない上司や、他の部署の方との関係を強化する機会も生まれます。たとえば、上司と仕事関係の話をするのであれば、自分にとってプラスになるヒントを得られるかもしれません。お酒が入るとプライベートの話もしやすくなるため、お互いのことを知れるきっかけにもなります。

従業員同士で良好な関係を築くことができれば、働きやすい環境が生まれるだけでなく、コミュニケーション不足による社内での連携ミスも減少します。ですが、いつも会話をする従業員同士だけで集まると、交流を深めることはできません。仕事をする上で関わりはあるものの、普段の交流が少ない従業員同士で交流することが大切です。

新年会の幹事がやること【事前準備編】

新年会の成功は、幹事の事前準備に掛かっているといえます。何のために新年会を行うのか、その目的と計画をしっかり立てて準備をすることが何よりも重要です。新年会の目的が定まっていないままダラダラと準備をしてしまうと、失敗の原因にもなってしまうので注意しましょう。そうならないためにも、幹事を務めるにあたってすべきことやポイントについて確認していきましょう！

ステップ①予算を確認する

新年会の成功のためには、まず予算をどのくらいにするのかを考えましょう。参加する方の人数や会費を考慮して計算します。参加者の人数は増減することも考えられるので、余裕を持った予算を考えておく必要があります。予算の平均は、一般的に「4,000円～5,000円」がもっとも多いので目安とするのもいいですよ。

また、これまでに開催されたことがある場合は、前回の会費についても確認しておくと予算を考えやすくなります。予算が限られている場合は、コストを抑えられる部分があるかも検討しましょう。はじめに予算を考えておくことで、新年会となる会場や料理も選定しやすくなります。

ステップ②日程調整をする

新年会の日程は、参加人数も考慮した上で1か月～1か月半までになるべく調整しておきましょう。会社の業務に影響を与えないように、また、幹事自身が参加できない日は除外しながら候補となる日をいくつか決めます。参加者全員の都合を合わせることは難しいので、社内全体で行う場合は役職の方全員が参加できる日を選定します。

小さな規模の新年会であれば、参加者の1番上席の方に「〇日に新年会を行う予定なのですが、ご都合よろしいですか？」と確認しましょう。キーパーソンとなる方のスケジュールに合わせて、あらかじめ日程を決めておくと、他の参加者に新年会の開催を伝える際、円滑に進められます。日程が決定したら、新年会の開催を社内メールなどで連絡します。

ステップ③会場選び＆予約する

会場選びは、新年会を成功させる重要なポイントなので軽視してはいけません。会場や提供される料理は、参加者の満足度に大きな影響を与えます。会場の広さは、予想される参加人数に適しているか、料理の内容についてもあらかじめ下見をしておきましょう。会場選びのポイントについて、以下でいくつか挙げてみましたので参考にしてみてください。

【会場へのアクセス】
会場となる場所は、会社から近い場所にしておくと残業などで開始時刻に間に合わない方でも集合しやすくなります。

【参加者の年齢層及び男女比】
お店の雰囲気や料理の種類は、参加する方の年齢層や男女比を考えて選ぶようにしましょう。たとえば、上司など年上の方や男性が多い場合は、居酒屋を選ぶのがおすすめです。お酒が苦手な人や女性が多い場合は、食事が楽しめる中華料理やイタリアン料理などを選ぶとよいかもしれません。

【飲食をするスタイル】
どのような形式で新年会を行うかによっても、会場や準備が異なります。お店によって座敷やテーブル、バイキング形式などさまざまあるので、参加する方の年齢層で選ぶようにしましょう。また、オードブルなどを注文して社内で新人会を行う場合は、注文先の店舗との打ち合わせも必要となります。飲食は新年会において大切な要素です。会場となる飲食店の予約やケータリングの手配を行う際には、参加者の好みやお酒のジャンルを考慮しましょう。

ステップ④進行表・役割分担を決める

新年会を滞りなく進行するために、新年会の進行表も作成しましょう。進行表には開会宣言、乾杯の挨拶、余興の進行、タイムスケジュールなども記載しておきます。その際に必要な司会者や進行役、挨拶を担当する方など、役割分担も決めておくことが大切です。進行役などは幹事が務める場合もありますが、会社によってそれぞれ異なります。

他の人に依頼するのであれば、挨拶の内容やスピーチなど、当日の流れもしっかりと打ち合わせを行っておきましょう。また、挨拶を参加者に依頼する場合は、挨拶を行うタイミングによって変わります。新年会で挨拶を行う順番と担当する人は以下を参考に依頼しましょう。

・開会宣言：司会者もしくは幹事
・はじまりの挨拶：役職が1番高い人
・乾杯の音頭：役職が3番目に高い人
・終わりの挨拶：役職が2番目に高い人
・閉会宣言：司会者もしくは幹事

ステップ⑤案内メールを送る

新年会の会場となる場所や日程・時間が決定したら、参加者に詳細を伝える案内メールを作成しましょう。参加者が準備できるように、情報は細かく記載するのがポイントです。また、会費を徴収する場合は前日までに徴収することも記載しておきましょう。集金があやふやにならないよう、忘れずに集金することも幹事の重要な役目です。

▼新年会の案内メールの書き方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

ステップ⑥新年会の具体的な内容を決める

新年会の流れは以下のようなイメージで進めるとよいでしょう。

・司会の挨拶
・はじまりの挨拶（役職が1番高い人に依頼する）
・乾杯の挨拶
・食事開始
・余興やゲームなど
・終わりの挨拶（役職が2番目に高い人に依頼する）
・司会者より閉会の挨拶

また、席順についても参加者がコミュニケーションを取るための重要なポイントになります。異なる部署や職種の方々も交流できるように、あらかじめ席順を決めておくといいですよ。社長や専務、本部長など役職がある上司の方は、当然のことながら上座に席を用意します。通常、役職の高い順序は以下になります。

・社長
・専務
・常務
・本部長
・部長
・課長
・係長
・主任

企業によって上司の人数は異なるほか、座席の並びについても会場によってそれぞれ異なります。一例を挙げると、テーブル席で上座に上司を並べるのであれば真ん中の席に社長、社長の右側に2番目の役職の席、社長の左側に3番目の役職の席を用意しましょう。幹事は食事や飲み物の確認など常に確認できるように、出入口に最も近い席となる下座に着席するようにします。

ステップ⑦余興や出し物を考える

新年会を楽しく盛り上げるために、余興やゲームの企画を行いましょう。新入社員や若手社員などフレッシュな社員に企画を依頼すると、新鮮さがあり会場が和気あいあいと楽しい雰囲気になります。ビンゴゲームなど、参加者全員が楽しめるようなゲームを企画しましょう。豪華な景品を準備しておくと、新年会をさらに盛り上げることができます。

▼新年会のおすすめのゲームについては、こちらの記事も参考にしてみてください。

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新年会の準備から当日の段取りまで、幹事を任されるとやることが増えて多忙になってしまいます。とくに初心者幹事さんは「何から始めればいいかわからない」と悩んでしまいますよね。身近に聞ける人がいるといいですが、普段の業務を行いながらだとなかなか聞きづらいこともあるかと思います。景品パークでは、新年会で失敗しないためのポイントや準備から当日の流れ、喜ばれるアイテム選びなどについても細かく解説しています。デキる幹事となるために役立つコラムも発信しているので、新年会の幹事さんはぜひこちらもご覧ください！