忘年会の準備を始める時は、最初に日程決めから始めましょう。
会社の方針などで、既に確定している場合を除いて、三日程度の候補日をあげて、アンケートを取ります。
社長や部長といった役職者に直接お伺いできる状況ならば、そういった方にお話を聞いておくと良いでしょう。
最初から適当に候補日を出してしまうと、「その日は全部、役員会議があってね…」などと言われてしまう恐れがあり、
再度アンケートを取らざるを得なくなる可能性があるからです。
アンケートを取った後は、役職者などの出席率と全体の出席率を考慮して、候補日を一つに絞り、全体に再連絡しましょう。
こうして割り出した人数と、徴収する会費および会社からの補助費などから、予算を決定します。
なお、仕事やプライベートの都合で、アンケート提出後に「やっぱり欠席にしたい」という人が出てくることは珍しくありません。
「締め切り後の出欠変更は、分かり次第、個別にご連絡ください」などといった文言を添えて、出来る限り取りこぼしのないようにしておくと良いでしょう。